Czy franczyzobiorca może samodzielnie zbierać i przetwarzać dane klientów salonu do własnych działań komunikacyjnych

Dzień dobry. 1. Zarówno RODO, jak i standardowa umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) nie wprowadzają automatycznego zakazu występowania przez franczyzobiorcę w roli odrębnego administratora danych (ADO). Umowa powierzenia dotyczy wyłącznie konkretnego zbioru danych powierzonego przez franczyzodawcę. Pod kątem wyłącznie przepisów o ochronie danych osobowych franczyzobiorca – jako odrębny przedsiębiorca – może samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania (art. 4 pkt 7 RODO) oraz zbierać dane na podstawie odrębnych zgód (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o ile w pełni zrealizuje obowiązek informacyjny z art. 13 RODO i jednoznacznie wskaże klientom siebie (a nie franczyzodawcę ani sieć) jako administratora. 2. Znaczenie ma tu jednak treść samej umowy franczyzowej oraz podręcznika operacyjnego. Przepisy prawa nie statuują takiego zakazu z urzędu, ale w praktyce rynkowej większość umów franczyzowych zawiera postanowienia wykluczające takie działania. Standardem są klauzule zobowiązujące do korzystania wyłącznie z centralnych systemów CRM, zakazujące prowadzenia niezależnych akcji marketingowych i komunikacyjnych bez akceptacji centrali, a także zakazy budowania własnych, konkurencyjnych baz klientów przy wykorzystaniu lokalu i renomy marki franczyzodawcy. Zbieranie danych klientów w salonie oznaczonym znakami sieci na własne, odrębne cele franczyzobiorcy może zostać uznane za rażące naruszenie standardów sieci, naruszenie klauzul lojalnościowych lub zakazu konkurencji, a w skrajnych przypadkach za czyn nieuczciwej konkurencji. 3. O ile zatem w samej umowie powierzenia taki zakaz zazwyczaj się nie znajduje, o tyle może on wprost wynikać z umowy głównej (franczyzowej). Złamanie takich ograniczeń kontraktowych rodzi ryzyko naliczenia kar umownych lub natychmiastowego rozwiązania umowy franczyzowej z winy franczyzobiorcy. Przed wdrożeniem własnych formularzy konieczne jest zweryfikowanie zapisów umowy dotyczących marketingu, ochrony know-how, poufności, zakazu konkurencji oraz zasad korzystania ze znaków towarowych. Pozdrawiam. Adw. Tomasz R. Weigt, tel. 601-225-208

Dzień dobry. Sam fakt zawarcia umowy franczyzowej albo umowy powierzenia przetwarzania nie ustanawia automatycznie zakazu odrębnego pozyskiwania przez franczyzobiorcę danych klientów salonu i wykorzystywania ich do własnej komunikacji. Taki zakaz może jednak wynikać wprost albo pośrednio z postanowień umownych, w szczególności dotyczących: własności lub dysponowania bazą klientów, wyłączności franczyzodawcy w marketingu, zakazu kontaktu z klientami sieci poza określonymi kanałami, poufności, zakazu konkurencji oraz obowiązku używania wyłącznie systemów franczyzodawcy. O tym, czy franczyzobiorca jest administratorem, podmiotem przetwarzającym czy ewentualnie współadministratorem, decyduje rzeczywisty podział ról, a nie wyłącznie nazwa nadana relacji w umowie. Zgodnie z art. 4 pkt 7 i 8 RODO administratorem jest podmiot, który samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania. Jeżeli franczyzobiorca samodzielnie decyduje o prowadzeniu własnych kampanii, ich odbiorcach, kanałach, czasie retencji danych i dostawcach narzędzi marketingowych, może działać jako odrębny administrator. Umowa powierzenia nie powinna wówczas obejmować tych własnych celów marketingowych, natomiast jej przedmiot powinien być ograniczony do operacji wykonywanych przez franczyzobiorcę w imieniu i na udokumentowane polecenie franczyzodawcy.