Zaświadczenia o niekaralności pracownika

Audyty RODO prowadzone przez nas u naszych klientów pokazują, że pracodawcy zbierają wiele różnych danych, na zapasa, "bo tak wygodniej". Takie praktyki muszą zostać wyrugowane z działów kadr.

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych nie można zbierać więcej danych niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu, w jakim są zbierane.

Dokumentami, które nierzadko znajdujemy w aktach pracowniczych są zaświadczenia o niekaralności.

Zgodnie ze znowelizowanym kodeksem pracy nie jest możliwe przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 RODO) NAWET ZA ZGODĄ kandydata lub pracownika.

Zaraz, zaraz. Skoro art. 10 RODO mówi o wyrokach skazujących, to w takim razie zaświadczenie o niekaralności powinno być dozwolone. W końcu nie zawiera informacji o wyrokach skazujących, ale ich BRAKU...

Niestety, takie myślenie jest błędne. UODO jednoznacznie wskazał, że informacja, iż dana osoba nie widnieje w Krajowym Rejestrze Karnym jest również informacją określoną w art. 10 RODO.

Każde zaświadczenie o niekaralności, które będzie więc zawierało informacje o wyrokach skazujących, czy też informację o tym, że dana osoba nie była skazana, będzie informacją dotyczącą wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Takie informacje można przetwarzać (a więc zbierać i przechowywać) tylko jeśli jest wyraźny przepis szczególny, który na to zezwala (np. Karta Nauczyciela, ustawa o straży granicznej).

Jeden z moich klientów tłumaczył, że zaświadczenia o niekaralności są mu absolutnie niezbędne, bo jak inaczej ma sprawdzić, czy kandydat do pracy cieszy się nieposzlakowaną opinią?

Stanowisko UODO jest jednoznaczne. Wymóg nieposzlakowanej opinii nie uzasadnia zbierania zaświadczeń o niekaralności. 

Faktycznie, przepisy szczególne regulujące wykonywanie niektórych zawodów wskazują często na przesłankę nieposzlakowanej opinii. Takie przepisy nie stanowią jednak podstawy do tego, aby pracodawca miał prawo przetwarzać dane pracownika o jego niekaralności.

Musimy istnieć wyraźny przepis, który nakazuje pracodawcy uzyskanie zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy lub pracownika.

Pracodawcy i działy HR powinny zweryfikować, czy mają podstawy prawne do przetwarzania danych osobowych zawartych w zaświadczeniach o niekaralności i niezwłocznie zaprzestać takich praktyk, jeśli takich podstaw brak.

Autor: radca prawny Justyna Lisińska

Wpis ma charakter wyłącznie informacyjny i jest jedynie wyrażeniem poglądów jego autora. Autor wpisu nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.