Odpowiednie udokumentowanie wprowadzanych zmian do umowy o roboty budowlane.

Zmiany w trakcie realizacji umowy

W praktyce, zwłaszcza przy skomplikowanych i wieloetapowych inwestycjach, w trakcie wykonywania robót wprowadzane są zmiany w dokumentacji projektowej . Powoduje to, że zmieniają się zakresy prac poszczególnych wykonawców zaangażowanych w realizację inwestycji, a w efekcie, że pojawiają się roszczenia o zapłatę dodatkowego wynagrodzenia. W takim przypadku, w celu uniknięcia sporu sądowego, niezmiernie ważne jest odpowiednie udokumentowanie wprowadzanych zmian i rozgraniczenie odpowiedzialności za ich zaistnienie. Co więcej, w inwestycjach narażonych na takie zmiany, konieczne jest precyzyjne ukształtowanie modelu wynagrodzenia już w samej umowie, na podstawie której realizowana jest inwestycja – ma to bowiem bezpośredni wpływ na możliwość dochodzenia dodatkowego wynagrodzenia za nieprzewidziane prace.

Niekorzystne konsekwencje wynikające ze zmian projektowych wprowadzanych w trakcie realizacji inwestycji mają największe znaczenie dla wykonawców, którzy pracują na projektach przygotowanych przez zewnętrznych projektantów i architektów. Bardzo często jedna „mała” zmiana może diametralnie zwiększyć ilość pracy lub materiałów koniecznych do wykonania danego obiektu. Jest to tym bardziej istotne, gdy wykonawca produkuje swoje elementy od razu po zawarciu umowy, a ich instalacja na budowie następuje etapami. Wówczas zmiana projektowa dotycząca jednego konkretnego elementu wiąże się nie tylko z koniecznością wyprodukowania nowego, ale ze stratą polegającą na niemożności wykorzystania starego.

Praktyka firm budowlanych w zakresie wprowadzanych „na żywo” zmian projektowych jest niejednolita, niemniej jednak da się zaobserwować pewną charakterystyczną przypadłość. Otóż bardzo rzadko firmy na etapie realizacji umowy i wprowadzanej zmiany dbają o zgromadzenie dokumentacji wykazującej, że zmiana nie wyniknęła z ich uchybienia, a co więcej – że ma ona bezpośrednie przełożenie na zwiększoną ilość pracy i materiałów, a w konsekwencji stanowi podstawę dla żądania zapłaty większego wynagrodzenia. W toku bieżącej pracy firmy zapominają, że po zakończeniu robót zebranie wszystkich dokumentów i porównanie np. projektów przed i po zmianie z poleceniami zmian jest nie tylko czasochłonne, ale czasami również niemożliwe. W ten sposób firmy same pozbawiają się skutecznego i efektywnego argumentu w walce o zapłatę pełnego wynagrodzenia, a ich kontrahenci wykorzystują braki w dokumentacji i chaos panujący na budowie do unikania płatności. I takie zaniechania wprost przekładają się także na postępowanie sądowe – które jest bardzo sformalizowane i bazuje przede wszystkim na dokumentach, a wykazanie wzajemnego wpływu zmian projektowych na roszczenia wykonawcy musi być widoczne i zrozumiałe dla sądu. Na marginesie warto też wspomnieć, że wprowadzane w toku realizacji inwestycji zmiany projektowe mogą prowadzić do dodatkowego rozmycia odpowiedzialności poszczególnych zaangażowanych podmiotów za ewentualne wady (i to czy wynikają one z błędów projektowych czy błędów wykonawcy) – co jest dodatkowym argumentem na rzecz dokładnego dokumentowania tych zmian.

Jak już zostało zasygnalizowane, w perspektywie możliwych zmian projektowych konieczne jest również właściwe ukształtowanie modelu wynagrodzenia. Co do zasady bowiem, jeśli strony umówią się na wynagrodzenie ryczałtowe , wykonawca nie może żądać jego podwyższenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Inna sytuacja jest w przypadku, gdy strony wprowadziły do umowy wynagrodzenie kosztorysowe. Wówczas, jeżeli w toku wykonywania umowy zajdzie konieczność przeprowadzenia prac, które nie były przewidziane w kosztorysie, a kosztorys sporządził zamawiający, to co do zasady wykonawca może żądać odpowiedniego podwyższenia przysługującego mu wynagrodzenia. Natomiast jeśli kosztorys sporządził wykonawca, to może on żądać podwyższenia wynagrodzenia tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych.