Reklamacja usług serwisowych. Datowanie, skuteczność doręczenia i odpowiedzialność serwisu.

Dzień dobry,
proszę o ocenę prawną poniższego stanu faktycznego oraz wskazanie możliwych dalszych kroków.
Klientka odebrała pojazd w dniu 31.12.2025 późnym wieczorem. Tego samego dnia sporządziła pismo reklamacyjne, które zostało przez nią datowane na 31.12.2025, jednak nie zostało wówczas złożone w serwisie.
Reklamacja w formie papierowej została dostarczona osobiście do serwisu w dniu 19.01.2026 tuż przed godziną 17:00 (godziną zamknięcia serwisu). Dokument został fizycznie odebrany przez pracownika, który nie jest upoważniony do rozpatrywania reklamacji. Właściciel serwisu nie był już obecny w firmie, co uniemożliwiło mu zapoznanie się z treścią reklamacji w tym samym dniu. Faktyczna możliwość zapoznania się z dokumentami nastąpiła dopiero w dniu 20.01.2026.
Zakres zlecenia realizowanego przez serwis obejmował wyłącznie uszczelnienie skrzyni biegów. Serwis nie wykonywał innych czynności naprawczych ani diagnostycznych dotyczących skrzyni biegów. Reklamacja dotyczy obecnie faktu, że — według klientki — po wykonaniu usługi skrzynia biegów „huczy”. Klientka stoi na stanowisku, że reklamacja ma zostać uznana, wskazując wyłącznie na wystąpienie objawu po wykonaniu usługi.
Z punktu widzenia serwisu możliwe jest, że wskazywany objaw stanowi następstwo wcześniejszej eksploatacji pojazdu z nieszczelną skrzynią biegów i ubytkiem oleju, a nie efekt wykonanej usługi uszczelnienia.
Odpowiedź na reklamację (odrzucenie) została wysłana drogą mailową na wyraźną prośbę klientki. Klientka nie uznaje stanowiska serwisu i kwestionuje zasadność odrzucenia reklamacji.
Wątpliwości prawne:
Czy w opisanych okolicznościach skuteczną datą złożenia reklamacji jest 20.01.2026, a nie data wskazana na piśmie ani dzień jego fizycznego przekazania pracownikowi?
Czy fakt odebrania pisma przez pracownika nieupoważnionego do rozpatrywania reklamacji ma wpływ na moment skutecznego doręczenia?
Czy serwis ponosi odpowiedzialność w sytuacji, gdy reklamacja dotyczy objawów nieobjętych zakresem zlecenia, które mogą być następstwem wcześniejszego stanu technicznego pojazdu?
Czy wysłanie odpowiedzi na reklamację drogą mailową, na prośbę klientki, należy uznać za prawidłowe doręczenie stanowiska serwisu?
Jakie dalsze kroki prawne lub organizacyjne rekomenduje Pan/Pani w tej sytuacji (np. ponowne stanowisko, wezwanie do ekspertyzy, propozycja biegłego, pozostawienie sprawy bez dalszej korespondencji)?
Z góry dziękuję za opinię.