Omyłkowe przesłanie wykonawcy błędnej umowy w zamówieniu publicznym – konsekwencje prawne i odpowiedzialność pracownika.

Dzień dobry,
Zwracam się z prośbą o udzielenie porady. Zamawiający to jednostka samorządowa.
Realizowałam zapytanie ofertowe (takie negocjacje z jednym wykonawcą) na spotkanie z konkretnym aktorem, które będzie miało miejsce 13 listopada. Jest to wydarzenie na potrzeby rady osiedla które odbędzie się w siedzibie rady osiedla a środki na to zostały pozyskane z dotacji urzędu marszałkowskiego. Wykonawca, aktor, powiedział mi w rozmowie telefonicznej że podpisuje zobowiązania zawsze i wyłącznie na umowę o dzieło. Byłam tego świadoma dlatego też poinformowałam dział finansowy że płatność będzie płatna z innego tytułu kosztu. Takie informacje są u nas ważne ponieważ należy manewrować finansami aby zapłacić na różnych paragrafach. Jest u nas tak że tych zapytań ofertowych mamy bardzo dużo na trzy osoby i wiele pilnych spraw, również takie które po oszacowaniu przechodzą do wydziału zamówień publicznych i wspólnie nad nimi pracujemy również projekty unijne. W każdym razie gdy zaczęłam pracować nad tym spotkaniem z aktorem opracowywałam równolegle umowy zlecenie oraz inne umowy zawierane z fundacjami stowarzyszeniami na wydarzenie które będzie miało miejsce. Niestety w tym wszystkim prawdopodobnie ze zmęczenia wzięłam jedną taką umowę z fundacją i zamieniłam dane podkładając dane osoby fizycznej, tego aktora. Zebrałam wymagane podpisy (radca prawny, dr, koordynator) i przesłałam skanem do wykonawcy (aktora) do wglądu zanim podpiszę z nim ją fizycznie. Niestety byłam przekonana że robię tę umowę o dzieło. Pomyliłam się. Uświadomił mi dopiero to ten aktor. Przerażona powiedziałam koordynatorowi jaki zrobiłam błąd. I szybko wzięłam się za poprawianie tego błędu. Stworzyłam umowę o dzieło i razem z opz przesłałam do radcy prawnego. Niestety on mi zakwestionował zasadność tego typu umowy powołując się jakieś podstawy prawne, to że w jego opinii jest to umowa zlecenie, i jest to dofinansowanie. I nie podpisze mi tego jako dzieło. Wie o tym dyrekcja i zgadza się co do opini radcy, skoro tak zdecydował. Problem polega też na tym że ja przesłałam złą umowę do wykonawcy w skanie boję się że z tego wynikną poważne problemy. Boję się że ten aktor oskarży mnie o coś że chce żeby podpisał taką zwyczajną umowę kiedy on tylko dzieło podpisuje. Że chce go oszukać i podkładam „świnie” lub coś w tym rodzaju. A tak nie jest. Ja się pomyślałam i to nie świadomie do momentu zwrócenia uwagi przez wykonawcę. Cały czas miałam w głowie że mam tę umowę o dzieło. Niestety. Nie wiem co mam zrobić w tej sprawie. Do tego dochodzi bardzo arogancka radna z tego osiedla. Która nie rozumie, nie dociera do niej że RP zakwestionował zasadność umowy o dzieło, przy czym ona nie wie że ja przesłałam skan podpisanej umowy ze strony zamawiającego. Pani uważa że to że nie będzie tego spotkania jest wina mają/mojego działu. Że za późno wzięłam to do opracowania. Ona nie wyobraża sobie że to wydarzenie się nie odbędzie. Pani zrobiła już promocję tego wydarzenia. Jest strasznie strasznie wkurzona i wyraża się w niemiły sposób w taki którego lepiej nie cytować bo są obraźliwe. Zatem czy jest jakieś rozwiązanie tej sytuacji, jakie są konsekwencje że przesłałam omyłkowo błędną umowę wykonawcy (której w ogóle nie podpisujemy) jak bronić się przed panią radną do której argumenty nie trafiają i oczekuje tego wydarzenia. Wykonawca nie podpisze innego zobowiązania.
Ważne jest też dla mnie odpowiedź na pytanie dotyczące wysłania przez omyłkę tej umowy wykonawcy.


Mam nadzieję że dosyć czytelnie to wyjaśniłam oraz mam nadzieję że uda się Pani odpowiedzieć na moje zapytanie szybciej niż w ciągu 48h bo jutro zapewne spotka mnie rozmowa i muszę mieć argumenty żeby wybrnąć.