Korzystanie ze służbowego adres e-mail byłego pracownika

W obecnych czasach wielu pracodawców tworzy dla swoich pracowników spersonalizowane adresy e-mail, które mają służyć do wykonywania obowiązków służbowych. Praktyka ta nie budzi wątpliwości. Administratorem danych osobowych w tym zakresie (imienia i nazwiska pracownika oraz jego adresu e-mail) jest pracodawca.

Pojawia się pytanie, czy pracodawca może nadal przetwarzać te dane (a więc i korzystać z adresu e-mailowego pracownika) po ustaniu stosunku pracy?

Odpowiedzi możemy poszukać w uzasadnieniu decyzji Prezesa UODO z dnia 19.02.2019 r.

Stan faktyczny

Były pracodawca po wygaśnięciu umowy o pracę nadal posiada aktywny adres e-mail, który był przypisany do byłego pracownika w trakcie pełnienia obowiązków. Choć pracodawca nie usunął adresu, to dezaktywował go, a wykorzystuje go jedynie do wysyłania automatycznej odpowiedzi o treści, cyt. „Szanowni Państwo, Informujemy, że od dnia […].08.2018 P.P. nie jest pracownikiem firmy […]. sp. z o.o., a jego konto mailowe jest zdezaktywowane. Prosimy o przesyłanie wszelkiej korespondencji na adres […]. Z poważaniem.”

Czy według UODO takie postępowanie jest prawidłowe?

Tak.

Podstawą dalszego przetwarzania danych o byłym pracowniku (adresu firmowego e-mail, imienia i nazwiska oraz faktu ustania zatrudnienia) jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy.

Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

[…] przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

O czym należy pamiętać korzystając z adresu e-mail byłego pracownika?

Powołanie się przez Prezesa UODO na prawnie uzasadniony interes administratora (w tym wypadku pracodawcy) jest zrozumiałe i nie budzi kontrowersji.

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO może stać się podstawą przetwarzania danych bez konieczności pozyskiwania zgody, pod warunkiem, że pamięta się o kilku istotnych aspektach.

Zasady przetwarzania danych

Proces przetwarzania danych osobowych musi być zgodny z zasadami ustanowionymi w art. 5 ust. 1 RODO, takimi jak zasada ograniczenia celu przetwarzania (lit. b) oraz zasada minimalizacji przetwarzanych danych (lit. c), co oznacza, że proces przetwarzania powinien być:

„ukierunkowany na konkretny, wyraźny i  prawnie uzasadniony cel , a także by zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu był ograniczony do jak najmniejszego „.

Prezes UODO, decyzja ZSZZS.440.658.2018

Co to oznacza w praktyce?

Musimy najpierw określić, w jakim konkretnym, rzeczywistym celu chcemy nadal korzystać z adresu byłego pracownika. Następnie musimy ocenić, czy cel uzasadniony jest naszym interesem i czy jest on zgodny z prawem. Jeśli uzyskamy odpowiedzi potwierdzające, to musimy się zastanowić, które dane są nam niezbędne do osiągnięcia tego celu, a które przymiotu niezbędności nie mają i dalej nie powinniśmy ich przetwarzać.

Uwzględnienie podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą

Jak wynika z treści art. 6 ust. 1 lit. f) RODO prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób której dane dotyczą .

Co ciekawe, Prezes UODO podkreślił w swojej decyzji, że:

Oczekiwania co do ochrony i nadrzędności interesów i praw osób których dane dotyczą powinny być rozsądne .

Prezes UODO, decyzja ZSZZS.440.658.2018

Nierozsądnym jest oczekiwanie byłego pracownika, aby z momentem ustania zatrudnienia pracodawca z dnia na dzień, bez okresu przejściowego, usunąć konto służbowe, uniemożliwiający tym samym kontakt drogą elektroniczną klientom i kontrahentom, którzy do tej pory korzystali z tego adresu e-mailowego.

Co do zasady informacja, że dana osoba pracuje u pracodawcy nie ma charakteru poufnego. Takiego charakteru nie może mieć także informacja o zakończeniu takiej współpracy.

Inaczej należałoby ocenić informowanie o przyczynach rozstania pracownika z pracodawcą lub o jego dalszych losach, jeśli pracownik nie wyraził na to dobrowolnej zgody.

Jakie działania są uprawnione i zgodne z RODO?

1. wykorzystywanie adresu e-mailowego byłego pracownika jedynie w celu poinformowania kontrahentów o zmianach jakie nastąpiły, które odbywa się za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do kontrahenta zainteresowanego kontaktem z byłym pracownikiem
2. Komunikat może obejmować informację o tym, że pracownik nie jest już zatrudniony u danego pracodawcy oraz wskazanie pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami pracodawcy.
3. Dane byłego pracownika można używać w sytuacjach, gdy klient podejmie próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontak towych do pracodawcy lub pracownika, który przejął zadania byłego pracownika .

Jakich działań z użyciem adresu służbowego byłego pracownika nie można podejmować?

Adresu mailowego zawierającego imię i nazwisko byłego pracownika nie należy aktywnie wykorzystywać do pozyskiwania nowych klientów bądź wskazywania na powiązanie pomiędzy byłym pracownikiem a pracodawcą, którego już nie ma (czyli nie można podszywać się pod byłego pracownika ani ukrywać faktu, że to nie on korzysta z adresu e-mailowego z uwagi na rozwiązanie stosunku pracy).

Autor: radca prawny Justyna Lisińska