Jednolity Plik Kontrolny 2018

W 2018 roku weszły w życie nowe obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej, a mianowicie przekazywanie do właściwego Urzędu Skarbowego  tzw.  jednolitego pliku kontrolnego ( JPK ). W podstawowym zakresie przedstawiamy Państwu, jak przygotować się do tej zmiany.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK)?

To zestaw informacji o operacjach gospodarczych przedsiębiorcy za dany okres. Przesyła się go do Urzędu Skarbowego wyłącznie w wersji elektronicznej. Dane do JPK są pobierane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych przedsiębiorstwa. JPK posiada określony układ i format (schemat xml.), który ułatwia jego przetwarzanie.

Kto składa JPK?

Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy podatnicy VAT wysyłają JPK_VAT, czyli ewidencję zakupu i sprzedaży VAT: obowiązek sporządzenia i wysyłania może wykonać w imieniu Klienta  Biuro Rachunkowe ZYGA&CHAMBERS www.zygabilans.pl

·         Od 1 lipca 2018 r. – wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgowość w formie elektronicznej, przekazują inne struktury JPK na żądanie organów podatkowych. Przez inne struktury JPK należy rozumieć:    księgi rachunkowe

·         wyciąg bankowy –  sporządza i wysyła bank

·         magazyn – sporządza i wysyła podatnik

·         faktury VAT sprzedaż– sporządza i wysyła podatnik, chyba że w imieniu podatnika wystawia faktury biuro rachunkowe

·         podatkowa księga przychodów i rozchodów

·         ewidencja przychodów dla ryczałtowców – sporządza i wysyła podatnik, który wystawia faktury.

Jak przygotować się do zmian?

Do powyższych zmian powinni się Państwo  odpowiednio się przygotować:

1. sprawdzić, czy aktualnie posiadany program do fakturowania  ma  możliwość generowania pliku JPK faktury. Jeśli nie, należy zwrócić się do twórcy oprogramowania z wnioskiem o jego aktualizację,
2. do wystawianych faktur sprzedaży założyć odrębną numerację:
   1. dla faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych, które będą płacone gotówką i ewidencjonowane w kasie fiskalnej,
   2. dla firm realizujących zapłatę przelewem.

Należy dołożyć wszelkich starań, by zachować ciągłość numeracji faktur, ponieważ  Biuro Rachunkowe, przekazując do Urzędu Skarbowego rejestr sprzedaży i zakupu, nanosi numer każdej faktury. Brak ciągłości w numeracji będzie widoczny w rejestrze i Urzędy Skarbowe mogą żądać od podatników złożenia wyjaśnień.

Gdy faktura została pomyłkowo wystawiona na niewłaściwy podmiot (niewłaściwego nabywcę), należy ją wydrukować, jednocześnie zachowując ją w dokumentach z adnotacją, iż została wystawiona omyłkowo i nie została zrealizowana sprzedaż na rzecz podmiotu wykazanego w fakturze jako nabywca.

Faktura wystawiona w ciągu 60 dni od daty sprzedaży na podstawie paragonu będzie musiała być wykazana w JPK w miesiącu sprzedaży , czyli poprzez korektę pliku JPK za miesiąc, w którym miała miejsce sprzedaż. Dlatego należy unikać wystawiania faktur do paragonów na życzenie Klienta po zakończeniu miesiąca i przekazaniu dokumentów do Biura Rachunkowego.

Co do faktur zakupowych w praktyce ustawodawca zobowiązał przedsiębiorców do sprawdzania podmiotu, od którego dokonuje zakupów. Odliczenie podatku VAT z faktury od podmiotu niezarejestrowanego jako podatnik VAT pozbawia przedsiębiorcę  możliwości odliczenia podatku VAT a tym samym do wymusza korektę deklaracji i korektę pliku JPK (korekty sporządza na życzenie Biuro Rachunkowe). Z doświadczenia wiemy, że transakcje tego typu są szybko wychwytywane przez Urzędy Skarbowe.

Jak sprawdzić kontrahenta?

To, czy kontrahent jest podatnikiem VAT przedsiębiorca sprawdza na stronie Ministerstwa Finansów, najlepiej pod adresem:

https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/

Przelew należności powyżej 15.000 zł

Nadal obowiązuje przepis, iż faktury powyżej 15.000 zł należy regulować przelewem. Zapłata gotówką pozbawia przedsiębiorcę prawa odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Kwota 15.000 zł dotyczy całej transakcji miedzy podmiotami, w tym jednej transakcji podzielonej na części, więc jeśli umowa na wykonanie danej dostawy lub usługi opiewa np. na 60.000  zł to nie należy uiszczać płatności z tytułu realizacji tej umowy gotówką, nawet jeśli wystawione zostały faktury częściowe za realizację umowy o wartość transzy poniżej 15.000 zł.

Oprogramowanie do fakturowania

Jeżeli obecnie nie posiadają Państwo programu do fakturowania, należy nabyć licencję do programu, który  generuje plik JPK.