Pracodawca błędnie naliczył urlop.

Dzień dobry Nie, w opisanej sytuacji departament HR (lub pracodawca) najprawdopodobniej nie ma prawa odliczyć tych 5 dni urlopu, które wykorzystałeś w dniach 13-17 lutego 2023 r., zwłaszcza że błąd wynikał z ich winy (zmiana systemu i błędne naliczenie). Zgodnie z Kodeksem pracy, urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z przepisami, a jeśli doszło do pomyłki administracyjnej po stronie pracodawcy, nie może on później jednostronnie korygować sytuacji kosztem pracownika, np. przez pomniejszenie przysługującego urlopu w przyszłości lub żądanie rekompensaty. Taka korekta byłaby bezpodstawna, ponieważ pracownik korzystał z urlopu w dobrej wierze, na podstawie udzielonej zgody lub błędnego rozliczenia firmy. Warto jednak zauważyć, że:Roszczenia ze stosunku pracy (w tym urlopowe) przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). W Twoim przypadku od lutego 2023 r. minęło ok. 2,5 roku (do września 2025 r.), więc formalnie termin przedawnienia jeszcze nie upłynął – ale to nie zmienia faktu, że korekta błędu pracodawcy nie jest dopuszczalna. Wyjątkiem mogłoby być porozumienie stron (np. jeśli wcześniej zgodziłeś się na "awansowe" udzielenie urlopu), ale z opisu wynika, że to ich błąd systemowy, a nie Twoja wina. Co możesz zrobić w takiej sytuacji?Oto krok po kroku, co zalecam – działaj spokojnie i dokumentuj wszystko pisemnie, aby uniknąć eskalacji:Porozmawiaj z HR lub przełożonym: Najpierw spróbuj nieformalnie wyjaśnić sytuację, powołując się na błąd ich strony. Poproś o wyjaśnienie, dlaczego dopiero teraz dokonano korekty, i zaproponuj cofnięcie jej. To może rozwiązać sprawę bez konfliktu. Złóż pisemne zastrzeżenie: Napisz oficjalne pismo (e-mail lub list polecony) do pracodawcy (np. do dyrektora HR lub zarządu). W nim:Opisz fakty (data urlopu, błąd przy zmianie systemu). Powołaj się na art. 152 Kodeksu pracy (prawo do urlopu w naturze) i orzecznictwo (np. że pomyłka administracyjna nie pozwala na korektę kosztem pracownika). Zażądaj anulowania odliczenia i przywrócenia stanu poprzedniego. Ustaw termin na odpowiedź (np. 7-14 dni). Przykładowy szablon: "W związku z odliczeniem 5 dni urlopu z lutego 2023 r., protestuję przeciwko tej decyzji, jako wynikającej z błędu pracodawcy. Żądam jej cofnięcia na podstawie [cyt. art. 291 KP ]." Zgłoś do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP): Jeśli pracodawca nie ustąpi, złóż anonimowy wniosek do PIP (online na pip.gov.pl lub w najbliższej jednostce). Opisz sytuację – PIP może przeprowadzić kontrolę i nałożyć karę na firmę (do 30 000 zł grzywny za naruszenie praw pracownika). To skuteczne, bo PIP działa szybko w sprawach urlopowych. Skonsultuj z związkiem zawodowym: Jeśli jesteś w związku zawodowym, poproś o wsparcie. Dokumentuj wszystko: Zachowaj kopie pism, e-maili, wyciągów z systemu urlopowego i świadectw pracy (jeśli dotyczy). Pozdrawiam serdecznie Adwokat Arkadiusz Malak