Jak wygląda procedura kontroli z prawidłowości realizowanego projektu w fundacji?

Szanowni Państwo, Dziękuję za szczegółowe i bardzo trafne pytania dotyczące procedury kontroli w fundacji, która nie posiada statusu organizacji pożytku publicznego (OPP), ale realizuje projekt finansowany ze środków publicznych lub przyznanych decyzją instytucji dotującej (np. ministerstwa, urzędu wojewódzkiego, jednostki samorządu terytorialnego, funduszu europejskiego itd.). Poniżej przedstawiam kompleksową odpowiedź w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, standardy kontroli oraz orzecznictwo i praktykę organów kontrolnych: ✅ 1. Czy każda czynność kontrolna musi być dokumentowana? TAK. Kontrola – niezależnie od tego, czy odbywa się u beneficjenta posiadającego status OPP, czy też nie – musi przebiegać w sposób rzetelny, przejrzysty i możliwy do zweryfikowania. Organy kontrolujące (instytucje przekazujące środki publiczne) są związane zasadami: jawności i przejrzystości postępowania kontrolnego, poszanowania praw kontrolowanego, oraz obowiązkiem sporządzania dokumentacji kontroli (wynikającym z przepisów ustawy o finansach publicznych, k.p.a., oraz odpowiednich regulaminów dotacyjnych). 🔹 Zasadą jest, że każda czynność kontrolna wykonana w siedzibie fundacji powinna być potwierdzona dokumentem: protokołem, notatką, raportem z oględzin, wykazem dokumentów. ✅ 2. Czy każda kserokopia przekazanego dokumentu powinna być zewidencjonowana i numerowana? TAK. W standardach kontroli administracyjnej oraz kontroli środków publicznych: dokumenty przekazane lub udostępnione kontrolującym powinny być: enumeratywnie wykazane (lista dokumentów), opatrzone numerem porządkowym, potwierdzone jako zgodne z oryginałem (zwykle przez kontrolowanego), wpisane do załącznika do protokołu lub notatki z kontroli. Brak takiej listy dokumentów jest istotnym naruszeniem standardu prowadzenia kontroli. ✅ 3. Czy musi zostać sporządzony protokół z kontroli? Zasadniczo TAK. Jeśli kontrola odbywa się na miejscu w siedzibie fundacji, to: powinien zostać sporządzony protokół kontroli, notatka służbowa, karta czynności kontrolnych lub inny dokument (w zależności od regulaminu danej instytucji dotującej). Dokument ten powinien: opisywać przebieg kontroli, zawierać daty, nazwiska kontrolujących i kontrolowanych, zawierać wykaz dokumentów sprawdzanych lub kopiowanych, zawierać uwagi kontrolowanego (np. zastrzeżenia). 💡 Dokument taki powinien zostać podpisany przez obie strony: kontrolujących i przedstawiciela fundacji. ❌ 4. Czy możliwe jest sporządzenie jednostronnego "sprawozdania z pamięci"? NIE. Sporządzanie sprawozdania lub raportu wyłącznie po fakcie – bez jakiejkolwiek dokumentacji sporządzonej na miejscu – jest naruszeniem podstawowych zasad procedury kontrolnej. Takie „sprawozdanie” nie ma mocy dokumentu urzędowego, ponieważ: nie zawiera dowodu, że czynności faktycznie miały miejsce, brak podpisu przedstawiciela kontrolowanego, brak potwierdzenia dokumentów przekazanych do wglądu lub kopiowania. 🟥 Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych i zasadą domniemania rzetelności dokumentu urzędowego (art. 244 k.p.c.) – dokument niesporządzony w sposób przewidziany przepisami nie może być podstawą rozstrzygnięcia. ✅ 5. Czy kontrolujący muszą się wylegitymować? ZDECYDOWANIE TAK. Przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący mają obowiązek wylegitymować się oraz: przedstawić imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wskazać cel i zakres kontroli, ujawnić, z jakiego organu pochodzą i na jakiej podstawie działają. 🔴 Jeśli nie okazano upoważnienia ani legitymacji, kontrola może być uznana za nieważną lub prowadzoną z rażącym naruszeniem prawa, a dokumenty pozyskane w jej toku – za pozyskane nielegalnie (naruszenie art. 7 i art. 77 k.p.a. oraz art. 51 ust. 1 Konstytucji RP). ✅ 6. Jak potwierdza się wiarygodność czynności kontrolnych? Poprzez protokół lub inny dokument podpisany przez obie strony, zawierający opis czynności, daty, miejsce, osoby, żądane dokumenty, uwagi kontrolowanego itd. W przypadku sporu co do przebiegu kontroli – brak protokołu działa na niekorzyść organu kontrolującego. Kontrolowany ma prawo odmówić podpisania protokołu, jeśli zawiera nieprawdziwe informacje – ale wówczas powinien zgłosić zastrzeżenia na piśmie. 🔔 Wnioski końcowe: Kontrola powinna być udokumentowana na miejscu i potwierdzona podpisami stron. Brak wylegitymowania się i braku upoważnienia czyni kontrolę wadliwą. Fundacja ma prawo kwestionować rzetelność kontroli, jeżeli nie została udokumentowana w sposób formalny. W razie sporu zalecam złożenie pisma do instytucji dotującej, w którym fundacja: podważy zgodność działań kontrolujących z przepisami, wezwie do przedstawienia pełnej dokumentacji kontroli wraz z podpisanymi protokołami, zażąda uznania kontroli za nieważną lub przeprowadzenia jej ponownie zgodnie z prawem. Jeśli potrzebują Państwo pomocy przy przygotowaniu oficjalnego pisma, stanowiska wobec raportu lub zastrzeżeń – chętnie pomogę. 📞 507 437 019 – zapraszam do kontaktu. Z wyrazami szacunku,