Akceptacja wyceny online przez klienta a forma dokumentowa umowy i wartość dowodowa elektronicznego potwierdzenia

Dzień dobry. 1. Opisany mechanizm (unikalny link, akceptacja w przeglądarce, rejestracja znacznika czasu, IP oraz metadanych przeglądarki) spełnia ustawowe wymogi formy dokumentowej w rozumieniu art. 77² Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 77³ k.c. dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, a zarejestrowane parametry techniczne połączone z wysyłką na zdefiniowany numer telefonu lub adres e-mail pozwalają na bezsporne ustalenie osoby składającej oświadczenie woli. Taka forma jest w zupełności wystarczająca i prawnie wiążąca do zawarcia umowy o roboty budowlane oraz potwierdzania robót dodatkowych. Choć art. 648 § 1 k.c. przewiduje dla umowy o roboty budowlane formę pisemną, to jest to rygor zastrzeżony wyłącznie dla celów dowodowych (ad probationem), a nie pod rygorem nieważności. Zgodnie z art. 74 § 4 k.c. zachowanie formy dokumentowej znosi ograniczenia dowodowe w sądzie, co czyni tak zawartą umowę skuteczną. 2. W materiałach marketingowych można posługiwać się sformułowaniem: „Spełnia wymogi formy dokumentowej zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego”. Niezbędne jest jednak dodanie wyraźnego zastrzeżenia (np. w stopce lub regulaminie usługi), że forma dokumentowa nie zastępuje formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności (ad solemnitatem). W branży budowlanej ma to znaczenie przy umowach o podwykonawstwo – art. 647¹ § 4 k.c. bezwzględnie wymaga formy pisemnej (własnoręczny podpis lub kwalifikowany podpis elektroniczny z art. 78¹ k.c.) pod rygorem nieważności. Brak takiego zastrzeżenia w komunikacji marketingowej mógłby zostać uznany za wprowadzanie przedsiębiorców w błąd. 3. W celu podniesienia wiarygodności dowodowej systemu przed sądem warto wdrożyć zabezpieczenia techniczne np. generowanie skrótu kryptograficznego z zaakceptowanego pliku PDF w momencie kliknięcia, co uniemożliwia podniesienie zarzutu, że treść wyceny była modyfikowana po akceptacji. Dodatkowo można zrealizować wymóg tzw. trwałego nośnika poprzez automatyczną, natychmiastową wysyłkę wygenerowanego PDF-a na adres e-mail klienta i wykonawcy bezpośrednio po zatwierdzeniu. Opcjonalnym, lecz wysoce zalecanym elementem jest autoryzacja dwuskładnikowa (np. jednorazowy kod SMS wysyłany na numer klienta przed zatwierdzeniem). 4. W obszarze RODO klauzule informacyjne wymagają doprecyzowania. Przechowywanie adresów IP, danych urządzeń i logów systemowych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w postaci zabezpieczenia dowodów na wypadek ewentualnych sporów i roszczeń) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia i wykonania umowy). Co istotne, Pana serwis w relacji z wykonawcami budowlanymi działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w myśl art. 28 RODO, ponieważ przetwarza dane ich klientów w ich imieniu. Wymaga to zaimplementowania w regulaminie serwisu standardowej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) oraz określenia retencji logów powiązanej z terminami przedawnienia roszczeń z umów o dzieło i roboty budowlane. 5. W powyższych punktach zawarłem jedynie syntetyczny zarys opisywanego zagadnienia. W przypadku zapotrzebowania na audyt prawny wdrożenia, przygotowanie regulaminu serwisu wraz z umową powierzenia danych RODO oraz redakcję zastrzeżeń marketingowych itp. - aby dokonać wyceny usługi musiałbym zapoznać się z dokumentacją źródłową. Zapraszam do kontaktu w sprawie na adres e-mail kancelarii - weigt@post.pl. Pozdrawiam. Adw. Tomasz R. Weigt, tel. 601-225-208

Tak, opisany mechanizm spełnia wymogi art. 77(2) KC. Sformułowania marketingowe tego rodzaju są dopuszczalne. Klauzula RODO wymaga precyzyjnej podstawy prawnej i celu przetwarzania danych. Dodatkowe elementy techniczne, które należałoby wdrożyć, należałoby przeanalizować w ramach konsultacji. Wycena konsultacji: 1500 PLN netto. Czas realizacji: 3-5 dni roboczych. Zapraszam do dalszego kontaktu w celu omówienia szczegółów i poprowadzenia sprawy.