Klauzula informacyjna RODO - co to i komu to potrzebne?

RODO nakłada na administratora obowiązek informacyjny wobec każdej osoby, której dane są przetwarzane. Przedsiębiorcy muszą spełniać ten obowiązek w sposób rzetelny i przejrzysty – zarówno przy pozyskiwaniu danych, jak i w razie zmiany celu ich przetwarzania. W praktyce przekazuje się klauzule informacyjne RODO, które w ramach określonego schematu systematyzują wiedzę dotycząca przetwarzania przez przedsiębiorcę konkretnej kategorii danych osobowych w ramach określonego procesu.

Kiedy administrator musi spełnić obowiązek informacyjny?

Zgodnie z RODO, klauzulę informacyjną należy przekazać:

  • gdy dane są zbierane bezpośrednio od osoby, której dotyczą (art. 13 RODO),

  • gdy dane pozyskano w inny sposób – np. z KRS, CEIDG lub innego źródła (art. 14 RODO).

Co powinna zawierać klauzula informacyjna?

Zgodnie z art. 13 RODO, jeśli dane są zbierane bezpośrednio od osoby, klauzula informacyjna powinna zawierać:

  • dane administratora i dane kontaktowe,

  • dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeśli został powołany),

  • cele i podstawę prawną przetwarzania,

  • informacje o odbiorcach danych lub kategoriach odbiorców,

  • okres przechowywania danych lub kryteria jego ustalenia,

  • przysługujące osobie prawa (m.in. dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie danych, sprzeciw),

  • informację o prawie do skargi do Prezesa UODO,

  • informację o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i profilowaniu (jeśli ma miejsce),

  • informację o obowiązku podania danych oraz konsekwencjach ich niepodania,

  • prawo do cofnięcia zgody (jeśli podstawą przetwarzania była zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a).

Co jeśli dane pochodzą z innego źródła?

Gdy dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby (art. 14 RODO), klauzula informacyjna musi dodatkowo zawierać:

  • źródło danych ,

  • informację, czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych ,

  • kategorie przetwarzanych danych ,

  • oraz wszystkie elementy wskazane powyżej przy art. 13.

Forma i język klauzuli – o czym warto pamiętać?

Treść klauzuli informacyjnej musi być:

  • zwięzła ,

  • przejrzysta ,

  • napisana prostym, zrozumiałym językiem – bez żargonu prawniczego,

  • łatwo dostępna – np. na stronie internetowej, w siedzibie firmy, w stopce e-maila.

UWAGA - zwracam na to szczególną uwagę. RODO nakłada realny obowiązek – nie wystarczy „ukryć” klauzuli w dokumentach czy regulaminach.

Zmiana celu przetwarzania = nowy obowiązek

Jeśli zmienia się cel, dla którego dane są przetwarzane (np. dane kandydata są wykorzystywane już nie do rekrutacji, ale do zatrudnienia), należy ponownie spełnić obowiązek informacyjny – informując osobę o nowym celu.

Kiedy można nie przekazywać klauzuli?

Zwolnienie z obowiązku informacyjnego występuje wyjątkowo – m.in. gdy:

  • osoba już posiada wymagane informacje,

  • udzielenie informacji jest niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku,

  • obowiązek zachowania poufności wynika z przepisów prawa (np. tajemnica zawodowa),

  • ujawnienie danych jest uregulowane przepisami prawa UE lub krajowego.

Podsumowanie

Klauzula informacyjna RODO to nie formalność, lecz realny obowiązek administratora danych. Powinna być rzetelna, przejrzysta i dostępna dla każdej osoby, której dane dotyczą – niezależnie od tego, czy dane pochodzą z formularza, Internetu czy dokumentów publicznych.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843