Dane osobowe - zrozum definicję i jej praktyczne znaczenie dla Twojej działalności

Aby wiedzieć, czy przetwarzane przez Twoją firmę informacje podlegają pod przepisy RODO, trzeba zacząć od podstaw – czyli od odpowiedzi na pytanie, czym właściwie są dane osobowe. Choć może się to wydawać oczywiste, praktyka pokazuje, że niejednokrotnie pojawiają się wątpliwości i spory interpretacyjne.

Definicja danych osobowych w RODO

Zgodnie z art. 4 ust. 1 RODO, dane osobowe to:

„wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej”.

Osoba możliwa do zidentyfikowania to taka, którą da się określić bezpośrednio lub pośrednio – zwłaszcza na podstawie takich identyfikatorów jak:

  • imię i nazwisko,

  • numer identyfikacyjny (np. PESEL),

  • dane o lokalizacji,

  • identyfikator internetowy (np. adres IP),

  • cechy fizyczne, genetyczne, ekonomiczne, kulturowe, społeczne lub psychiczne.

To nie jest katalog zamknięty – każde dane, które pozwalają na ustalenie tożsamości osoby, mogą być danymi osobowymi.

Przykłady i interpretacje praktyczne

Czy imię i nazwisko to dane osobowe?

Tak – ale nie zawsze.
W przypadku popularnych imion i nazwisk (np. Jan Kowalski), samo ich użycie może nie wystarczyć do jednoznacznej identyfikacji osoby. Aby mówić o danych osobowych, potrzebne są dane dodatkowe – np. adres, PESEL, telefon. W praktyce jednak zaleca się traktowanie imion i nazwisk jako danych osobowych – na wszelki wypadek i dla bezpieczeństwa.

Czy numer PESEL to dana osobowa?

Zdecydowanie tak.
Numer PESEL jednoznacznie identyfikuje osobę – jest unikalny i przypisany do jednej osoby. Jego ujawnienie bez podstawy prawnej to poważne naruszenie ochrony danych. W przypadku jego wycieku trzeba nie tylko powiadomić Prezesa UODO, ale również osobę, której dane dotyczą.

Seria i numer dowodu osobistego

Tak – to również dane osobowe.
Jeszcze większą ostrożność należy zachować przy przetwarzaniu skanów dowodów osobistych. Takie działanie dozwolone jest wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach określonych przepisami (np. przez banki). Przechowywanie skanów „na wszelki wypadek” to poważne ryzyko prawne.

Czy adres zamieszkania to dana osobowa?

Samodzielnie – zazwyczaj nie.
Adres nie zawsze pozwala na identyfikację konkretnej osoby, szczególnie jeśli dotyczy budynków wielorodzinnych. Jednak w połączeniu z innymi informacjami (np. imię i nazwisko) adres może już stanowić daną osobową.

Czy numer rejestracyjny pojazdu to dana osobowa?

To zależy.
Sądy administracyjne nie są zgodne:

  • WSA w Warszawie (VII SA/Wa 1069/16) uznał numer rejestracyjny za daną osobową.

  • WSA w Krakowie (II SA/Kr 1339/16) uznał odwrotnie.

Moim zdaniem: jeśli tablica rejestracyjna występuje samodzielnie, zazwyczaj nie będzie wystarczająca do identyfikacji osoby. Jednak w zestawie z innymi danymi (np. imieniem i nazwiskiem właściciela) – już tak.

Podsumowanie

Większość informacji może nabrać charakteru danych osobowych, jeśli połączymy je z innymi danymi, które razem umożliwiają identyfikację osoby fizycznej. Kluczowe znaczenie ma kontekst – dane, które pozornie wydają się neutralne, w określonym zestawieniu mogą wymagać zastosowania RODO.

Brak statusu danych osobowych oznacza, że nie musimy stosować przepisów RODO – ale nie znaczy to, że dane te mogą być przechowywane lub wykorzystywane w sposób dowolny. Dobra praktyka to zawsze ostrożność i poszanowanie prywatności.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843