Dostęp lokatorów do danych w ZGN a przepisy RODO. Ograniczenia administracyjne

RODO nie stanowi podstawy do blokowania lokatorom dostępu do administratora lub księgowości ZGN. Lokatorzy mają prawo do informacji dotyczących ich lokalu i spraw związanych z nieruchomością. Ograniczenia mogą wynikać z wewnętrznych regulaminów, ale muszą być uzasadnione i proporcjonalne. Odmowa dostępu powinna być zawsze uzasadniona konkretnymi okolicznościami. Zapraszam do dalszego kontaktu w celu omówienia szczegółów i poprowadzenia sprawy. Pozdrawiam Łukasz Kucwaj radca prawny tel. 888 468 037

Witam serdecznie. Pytanie dotyczy prawdopodobnie sytuacji, w której administracja Zakładu Gospodarowania Nieruchomościami (ZGN) w kontekście zarządzania nieruchomościami komunalnymi (np. w Warszawie) powołuje się na RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) jako pretekst do ograniczania dostępu lokatorów (najemców) do biura administratora lub działu księgowości. Na podstawie analizy przepisów RODO i praktyki w zarządzaniu nieruchomościami, taka odmowa nie jest uzasadniona. Kluczowe aspekty RODO w kontekście zarządzania nieruchomościami. Administrator danych w ZGN: W przypadku ZGN (np. dzielnicowych zakładów w Warszawie), administratorem danych osobowych lokatorów jest zazwyczaj dyrektor ZGN lub sama jednostka. Przetwarza ona dane w celu realizacji obowiązków prawnych, takich jak zarządzanie najmem, rozliczenia opłat czy utrzymanie nieruchomości (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny). Dane lokatorów (np. imię, nazwisko, adres, dane finansowe) są niezbędne do tych celów, ale RODO nakłada obowiązek zapewnienia osobom, których dane dotyczą, prawa dostępu do nich (art. 15 RODO). Prawo lokatorów do dostępu: Lokatorzy mają prawo żądać wglądu w swoje dane osobowe, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania czy usunięcia (jeśli nie koliduje to z obowiązkami prawnými). Administracja nie może odmawiać takiego dostępu, powołując się na RODO – wręcz przeciwnie, RODO wymaga ułatwienia realizacji tych praw. Odmowa kontaktu lub dostępu do biura (np. administratora czy księgowości) w celu uzyskania informacji o własnych danych lub rozliczeniach mogłaby naruszać te przepisy. Czy RODO może być pretekstem do odmowy?: Nie. RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych, ale nie daje podstaw do ograniczania fizycznego lub komunikacyjnego dostępu do biur administracji w celu realizacji praw lokatorów. Jeśli administracja "odradza" kontakt (np. "łańcuchem" – co może być metaforą biurokratycznej blokady lub literalnym ograniczeniem), to nie wynika to z RODO. W praktyce, w zarządzaniu nieruchomościami (w tym komunalnymi), lokatorzy mają prawo do informacji o swoich zobowiązaniach finansowych, stanie lokalu czy decyzjach administracyjnych na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami i innych przepisów. Powoływanie się na RODO jako "tarczę" przed kontaktem jest nadużyciem – zarządca lub administrator nie może ukrywać danych przed uprawnionymi osobami. Praktyczne wskazówki. Jak egzekwować prawa?: Jeśli administracja ZGN odmawia dostępu, lokator może złożyć pisemny wniosek o dostęp do danych (np. via e-mail, list polecony lub platformę ePUAP). W razie odmowy, warto zgłosić sprawę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który może nałożyć kary za naruszenia RODO. Ograniczenia: RODO pozwala na ograniczenie dostępu tylko w wyjątkowych przypadkach (np. jeśli wniosek jest nadmierny lub ewidentnie nieuzasadniony – art. 12 ust. 5 RODO), ale nie do generalnej blokady kontaktu. Podobne przypadki: W kontekście wspólnot mieszkaniowych (analogicznie do ZGN), sądy i UODO potwierdzają, że zarządcy nie mogą zasłaniać się RODO, by odmawiać dostępu do dokumentów czy danych niezbędnych do kontroli. Podsumowując, administracja ZGN nie może skutecznie powoływać się na RODO, by nie dopuszczać lokatorów do kontaktu z administratorem czy księgowością – takie działanie mogłoby być uznane za naruszenie przepisów. Pozdrawiam serdecznie. Adwokat Arkadiusz Malak