Przede wszystkim należy pamiętać, że poczta na gmailu w wersji bezpłatnej jest pocztą jedynie prywatną. Regulamin wskazuje, że nie można jej stosować do celów biznesowych, więc skrzynka na gmailu jest przede wszystkim niezgodna z Regulaminem. Niezależnie od tego, skrzynka prywatna ma dużo mniej zabezpieczeń (np. google skanuje pocztę pod kątem dostosowania np. reklam). W wersji biznesowej - zabezpieczenia są na dużo wyższym poziomie. Dodatkowo wersja biznesowa umożliwia zawarcie umowy powierzenia, która w przypadku poczty elektronicznej firmy byłaby niezbędna.