Pracodawco, oto najważniejsze informacje o przetwarzaniu danych osobowych Twoich pracowników i osób działajacych "na zleceniu".

Po zakończeniu rekrutacji i podjęciu decyzji o zatrudnieniu, katalog danych osobowych, które może pozyskiwać pracodawca, znacząco się rozszerza. Dzieje się tak ze względu na konieczność realizacji obowiązków prawnych oraz zapewnienia sprawnej organizacji pracy.

Dane osobowe pracownika a zleceniobiorcy – różnice podstawowe

Uwaga: Dane osobowe pracownika (zatrudnionego na podstawie umowy o pracę) nie są tym samym co dane osób wykonujących zadania na podstawie umów cywilnoprawnych. Każda z tych relacji rządzi się odrębnymi przepisami (Kodeks pracy vs Kodeks cywilny).

Jakie dane może przetwarzać pracodawca?

Zgodnie z art. 22¹ §3 Kodeksu pracy, poza danymi znanymi z etapu rekrutacji, pracodawca może żądać m.in.:

  • adresu zamieszkania,

  • numeru PESEL lub innego dokumentu tożsamości,

  • numeru konta bankowego (jeśli nie wskazano wypłaty „do rąk własnych”),

  • danych dotyczących dzieci i członków rodziny — jeśli niezbędne do przyznania uprawnień pracowniczych (np. zasiłek opiekuńczy).

Dodatkowe dane mogą być także wymagane ze względu na specyfikę zawodu — np. zaświadczenie o niekaralności dla nauczycieli.

Czy potrzebna jest zgoda pracownika?

Nie. Pracodawca przetwarza dane osobowe na podstawie obowiązku prawnego – zgoda nie jest tu potrzebna. Dane te są niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o pracę.

Część danych, jak np. imię, nazwisko czy przebieg zatrudnienia, pracodawca posiada już z procesu rekrutacyjnego. Może je dalej przetwarzać, ale musi poinformować pracownika, że dane te są od teraz przetwarzane w ramach stosunku pracy.

Klauzula informacyjna RODO dla pracownika

Pracodawca powinien przekazać nowo zatrudnionemu klauzulę informacyjną RODO , z której wynika, jakie dane osobowe są przetwarzane, na jakiej podstawie i w jakim celu.

Umowa zlecenia – czy zgoda jest potrzebna?

Nie. W przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło), podstawą przetwarzania danych jest zawarcie i realizacja umowy.

Zakres danych może być różny niż przy umowie o pracę. Zleceniodawca samodzielnie ocenia, które dane są niezbędne do wykonania umowy i spełnienia obowiązków prawnych (np. związanych z ubezpieczeniami społecznymi).

Dane muszą być jednak:

  • adekwatne do celu,

  • ograniczone do niezbędnego minimum,

  • przetwarzane zgodnie z RODO.

Uwaga: Także zleceniobiorcy należy przekazać klauzulę informacyjną RODO .

Podsumowanie

Zatrudnienie rodzi nowe obowiązki w zakresie danych osobowych. Pracodawcy i zleceniodawcy powinni pamiętać, że przetwarzanie musi opierać się na przepisach prawa, a nie na zgodzie. Każdorazowo należy też zapewnić osobom zatrudnianym rzetelną informację o przetwarzaniu ich danych.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843