Bezczynność a przewlekłość w k.p.a. – na czym polega różnica i co z niej wynika?

Każdy z nas chciałby, aby sprawy urzędowe były rozstrzygane sprawnie i w rozsądnym czasie. Tymczasem nierzadko zdarza się, że decyzja nie zapada, choć termin już dawno minął, albo postępowanie toczy się miesiącami bez widocznego postępu. W takich sytuacjach przydatna okazuje się wiedza o dwóch pojęciach przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego – bezczynności i przewlekłości – oraz o narzędziach ochrony interesu obywatela, które są z nimi ściśle powiązane.

Jak kwestię przewlekłości i bezczynności reguluje Kodeks postępowania administracyjnego?

Terminy załatwiania spraw – art. 35 i 36 k.p.a.

Organy administracji muszą działać bez zbędnej zwłoki (art. 35 k.p.a.):

  • sprawy proste – niezwłocznie ,

  • wymagające wyjaśnień – do miesiąca ,

  • szczególnie skomplikowane – do dwóch miesięcy .

Jeżeli organ nie może zmieścić się w tych terminach, art. 36 k.p.a. nakłada obowiązek poinformowania strony o przyczynie opóźnienia i podania nowego terminu .

Ponaglenie – art. 37 k.p.a.

Najważniejszym środkiem ochrony strony jest ponaglenie . Można je wnieść, gdy:

  1. sprawa nie została załatwiona w terminie (to bezczynność ),

  2. postępowanie trwa dłużej niż to obiektywnie konieczne (to przewlekłość ).

Ponaglenie kieruje się do organu wyższego stopnia albo – jeśli go nie ma – bezpośrednio do organu prowadzącego sprawę. Organ rozpatrujący musi ocenić, czy doszło do bezczynności lub przewlekłości, a w razie ich stwierdzenia: wyznaczyć termin załatwienia sprawy i podjąć działania dyscyplinujące.

Czym różnią się bezczynność i przewlekłość?

  • Bezczynność – to sytuacja obiektywna: minął termin (ustawowy albo wyznaczony zgodnie z art. 36), a organ nie wydał decyzji ani nie dokonał wymaganej czynności.

  • Przewlekłość – występuje, gdy organ wprawdzie prowadzi sprawę, ale czyni to w sposób opóźniający, pozorny lub nieefektywny , przez co postępowanie trwa dłużej niż to konieczne, nawet jeśli formalnie terminy nie zostały naruszone.

Inaczej mówiąc, bezczynność mierzymy w datach, a przewlekłość – w jakości działań.

Sprawa przed WSA w Gdańsku – przykład z praktyki

Te zasady dobrze obrazuje wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 7 sierpnia 2025 r. (III SAB/Gd 183/25).

Okoliczności. Spółka z Gdańska złożyła pod koniec 2024 r. wniosek o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. Na początku 2025 r. dosłała korekty dokumentów. Organ – Wojewoda Pomorski – długo nie podejmował żadnych rozstrzygających działań. Dopiero w marcu, już po wniesieniu skargi do sądu, przesłał pismo informujące o przedłużeniu terminu i wskazał nową datę zakończenia sprawy, tłumacząc się dużą liczbą wniosków i koniecznością ich szczegółowej analizy. Ostatecznie decyzję pozytywną wydano dopiero 25 marca 2025 r., czyli kilka miesięcy po złożeniu wniosku i już w toku postępowania sądowoadministracyjnego.

Stanowisko spółki. Spółka uznała, że organ dopuścił się zarówno bezczynności, jak i przewlekłości. Argumentowała, że podejmowane czynności miały charakter pozorny, a brak decyzji w ustawowym terminie podważa zasadę zaufania do administracji publicznej. Domagała się nie tylko wydania decyzji, ale także wymierzenia organowi grzywny, przyznania sumy pieniężnej i pełnego zwrotu kosztów.

Rozstrzygnięcie sądu.

  • WSA potwierdził, że doszło do bezczynności , gdyż organ nie rozpoznał sprawy w terminie, mimo że wniosek był uzupełniony.

  • Jednocześnie uznał, że bezczynność nie miała charakteru „rażącego naruszenia prawa”, ponieważ opóźnienie wyniosło niespełna miesiąc i nie miało wyjątkowo ciężkich skutków.

  • Sąd nie dopatrzył się przewlekłości – organ nie podejmował czynności pozornych, a problem sprowadzał się do opóźnienia w wydaniu decyzji.

  • Zasądzono na rzecz spółki jedynie 357 zł tytułem kosztów postępowania . Wniosek o grzywnę i sumę pieniężną został oddalony.

Radca prawny Elżbieta Walczak

tel. +48 576 777 064

e-mail: kancelaria@walczaklegal.com