Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) - informacje podstawowe o organie nadzorującym procesy przetwarzania danych

UODO a PUODO – na czym polega różnica?

W praktyce często stosowane są zamiennie dwa skróty: UODO i PUODO , co prowadzi do nieporozumień. W rzeczywistości skróty te odnoszą się do dwóch różnych bytów instytucjonalnych.

  • PUODO , czyli Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych , to organ nadzorczy powołany do sprawowania kontroli nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w Polsce.

  • UODO natomiast to Urząd Ochrony Danych Osobowych – jednostka organizacyjna, w ramach której Prezes wykonuje swoje obowiązki.

Mówiąc inaczej – PUODO jest osobą pełniącą funkcję, a UODO to struktura administracyjna umożliwiająca realizację tej funkcji.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – główny organ nadzoru

Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, Prezes UODO to niezależny organ państwowy odpowiedzialny za monitorowanie stosowania przepisów RODO. Został wyposażony w konkretne uprawnienia, których celem jest ochrona praw osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz ułatwienie stosowania przepisów RODO przez administratorów danych.

Uprawnienia Prezesa UODO można podzielić na trzy główne kategorie:

1. Uprawnienia kontrolne – kiedy PUODO może sprawdzić Twoją firmę?

Prezes UODO posiada szerokie możliwości weryfikacji, czy dany podmiot prawidłowo przetwarza dane osobowe. W tym zakresie może m.in.:

  • żądać wszelkich niezbędnych informacji od administratora i podmiotów przetwarzających,

  • przeprowadzać audyty i postępowania kontrolne,

  • uzyskiwać dostęp do danych osobowych , systemów IT, pomieszczeń i urządzeń wykorzystywanych do przetwarzania danych,

  • badać zgodność działań z udzielonymi certyfikatami.

Kontrole mogą mieć charakter planowy lub wynikający ze skarg, naruszeń bądź sygnałów o nieprawidłowościach.

2. Uprawnienia naprawcze – jakie sankcje może nałożyć PUODO?

W przypadku stwierdzenia naruszeń, Prezes UODO może zastosować różnego rodzaju środki o charakterze naprawczym lub represyjnym , takie jak:

  • wydawanie ostrzeżeń lub upomnień,

  • nakazywanie usunięcia naruszeń,

  • zobowiązanie administratora do realizacji praw osób, których dane dotyczą (np. usunięcie, sprostowanie danych, ograniczenie przetwarzania),

  • zakaz przekazywania danych do państw trzecich ,

  • nałożenie kar pieniężnych – sięgających nawet 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu.

W praktyce decyzje PUODO mogą mieć istotny wpływ na działalność przedsiębiorstw, dlatego właściwe wdrożenie RODO to nie tylko formalność, ale konieczność.

3. Uprawnienia doradcze i regulacyjne – PUODO nie tylko karze

Nie każdy kontakt z urzędem musi kończyć się sankcją. Prezes UODO posiada również kompetencje wspierające i doradcze, w tym:

  • wydawanie opinii, interpretacji i porad dotyczących stosowania przepisów,

  • zatwierdzanie kodeksów postępowania oraz klauzul umownych w zakresie przekazywania danych poza EOG,

  • udzielanie certyfikacji i zatwierdzanie kryteriów ich przyznawania,

  • opiniowanie projektów ustaw i aktów prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych,

  • akredytowanie jednostek certyfikujących.

Zadaniem PUODO jest więc nie tylko egzekwowanie przepisów, ale też pomoc w ich prawidłowym stosowaniu przez administratorów danych.

UODO w praktyce – jak się przygotować?

Każdy administrator danych – niezależnie od wielkości organizacji – musi liczyć się z możliwością kontaktu z UODO. Kluczowe działania, które warto wdrożyć w organizacji to:

  • regularne szkolenia z RODO dla personelu,

  • prowadzenie rejestru czynności przetwarzania ,

  • dokumentowanie podstaw przetwarzania danych,

  • wdrażanie polityk ochrony danych ,

  • zarządzanie incydentami i zgłaszanie naruszeń w terminie 72 godzin.

Odpowiednie przygotowanie może zminimalizować ryzyko odpowiedzialności oraz zwiększyć transparentność działań organizacji.

Podsumowanie

Rola UODO i PUODO w systemie ochrony danych osobowych w Polsce jest kluczowa. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych został wyposażony w zestaw narzędzi, które mają zapewnić skuteczne egzekwowanie przepisów RODO i ochronę praw jednostki. Znajomość kompetencji urzędu i zrozumienie, jak funkcjonuje nadzór nad przetwarzaniem danych, jest niezbędne zarówno dla przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843