RODO w sklepie internetowym – co musisz wiedzieć o ochronie danych osobowych?

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z obowiązkiem przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, czyli RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679). W artykule wyjaśniam, kiedy i jakie informacje należy przekazać klientom, jakie zgody są potrzebne oraz jakie prawa przysługują osobom korzystającym z Twojego sklepu online.

Obowiązek informacyjny RODO w sklepie internetowym

Jako administrator danych osobowych (czyli właściciel sklepu) masz obowiązek poinformować klienta o tym, jakie dane zbierasz oraz w jakim celu to czynisz. Obowiązek informacyjny musi być spełniony w dwóch podstawowych sytuacjach:

  1. Gdy dane osobowe zbierasz bezpośrednio od klienta (np. podczas rejestracji, składania zamówienia, zapisu do newslettera).

  2. Gdy dane pozyskujesz z innych źródeł (np. od firm kurierskich lub partnerów biznesowych).

W klauzuli informacyjnej powinieneś zawrzeć m.in.:

  • dane kontaktowe administratora (Twojego sklepu),

  • informacje o inspektorze ochrony danych, o ile został przez Ciebie wyznaczony,

  • cele przetwarzania danych (np. realizacja zamówienia, marketing, obsługa reklamacji),

  • podstawę prawną przetwarzania (np. wykonanie umowy sprzedaży zawieranej z klientem),

  • informacje o odbiorcach danych (np. firmy kurierskie, biuro księgowe, do której trafi faktura potwierdzająca zakup),

  • okres przechowywania danych,

  • prawa klientów dotyczące ich danych (dostęp, poprawianie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przenoszenie danych),

  • informację o możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie,

  • informację o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Klauzula informacyjna powinna być łatwo dostępna i napisana prostym językiem. Najczęściej umieszcza się ją na stronie sklepu (np. w regulaminie lub osobnej zakładce „Polityka prywatności”). Ja ze swojej strony rekomenduję odrębną zakładkę RODO, w której oddzielnie można zamieścić klauzulę informacyjną RODO dla konkretnej grupy odbiorców (np. klauzula RODO dla klienta, klauzula RODO dla podmiotu współpracującego ze sklepem), a ponadto odrębnie politykę prywatności (obejmującą nie tylko przetwarzanie danych osobowych za pośrednictwem strony internetowej/sklepu, ale także inne, np. obsługa chat, za pośrednictwem którego następuje komunikacja na linii klient-sprzedawca). Ciekawe rozwiązanie, które już się sprawdziło, przy czym warto do sprawy podejść zawsze indywidualnie.

Najważniejsze aspekty przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym

W sklepie internetowym przetwarzanie danych osobowych odbywa się w ramach różnych procesów, które mają na celu realizację zamówień, obsługę klienta oraz działania marketingowe. Oto najważniejsze z nich:

  • Realizacja zamówienia i sprzedaż towarów
    Dane takie jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu czy adres e-mail są niezbędne do zrealizowania zamówienia, wysłania produktów oraz kontaktu w sprawie dostawy czy ewentualnych reklamacji.

  • Budowanie bazy marketingowej i komunikacja z klientami
    Sklep może zbierać dane w celu prowadzenia działań marketingowych, takich jak wysyłka newsletterów, ofert promocyjnych czy informacji o nowościach.

  • Obsługa płatności i bezpieczeństwo transakcji
    Podczas realizacji płatności mogą być przetwarzane dodatkowe dane (np. dane karty płatniczej, numer konta bankowego). Te dane muszą być odpowiednio chronione i przetwarzane zgodnie z przepisami oraz wymogami operatorów płatności.

  • Świadczenie usług cyfrowych
    Jeśli sklep oferuje usługi cyfrowe, takie jak dostęp do konta klienta, pliki do pobrania czy aplikacje, dane mogą być przetwarzane również w celu zarządzania tymi usługami oraz autoryzacji użytkowników.

  • Analizy i profilowanie
    Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych lub profilowania w celu dostosowania oferty do preferencji klientów, optymalizacji strony czy zwiększenia efektywności marketingu. Profilowanie wymaga często uzyskania zgody lub innej podstawy prawnej.

  • Przekazywanie danych podmiotom zewnętrznym
    Dane klientów mogą być przekazywane podmiotom współpracującym, takim jak firmy kurierskie, operatorzy płatności, czy dostawcy usług IT. Ważne jest, aby współpraca ta była zabezpieczona umowami i spełniała wymogi RODO.

Zgoda na przetwarzanie danych w sklepie internetowym

W przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (np. profilowanie w celach marketingowych), zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Klient musi jasno wyrazić swoją wolę, np. poprzez zaznaczenie checkboxu.

Pamiętaj, że zgoda nie może być wymagana do realizacji zamówienia, jeśli przetwarzanie danych nie jest do tego niezbędne. Warto też poinformować klienta o prawie do cofnięcia zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej wycofaniem.

Przetwarzanie danych dzieci w sklepie internetowym

Jeśli Twój sklep oferuje usługi bezpośrednio dzieciom (np. sprzedaż produktów skierowanych do najmłodszych), pamiętaj, że zgodnie z art. 8 RODO, zgodę na przetwarzanie danych osobowych dzieci poniżej 16 lat musi wyrazić ich rodzic lub opiekun prawny. Często zatem w regulaminie rekomenduję umieszczenie odpowiedniego zapisu zawężającego nam krąg potencjalnych klientów sklepu (np. osoby pełnoletnie).

Podsumowanie

Przestrzeganie zasad RODO w sklepie internetowym to nie tylko obowiązek prawny, ale także sposób na budowanie zaufania klientów. Jasne i przejrzyste informowanie o przetwarzaniu danych osobowych oraz rzetelne dbanie o ich ochronę to podstawa dobrej praktyki e-commerce.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843