Jakie masz obowiązki jako administrator danych osobowych?

Administrator Danych Osobowych, w skrócie ADO, to kluczowa postać w procesie ochrony danych osobowych. To na niego przede wszystkim nakładają obowiązki przepisy RODO. W tym artykule wyjaśnimy, kim jest Administrator, jakie ma zadania i odpowiedzialności oraz jakie wymagania musi spełniać, aby prawidłowo zarządzać danymi osobowymi.

Kim jest Administrator Danych Osobowych?

Definicja Administratora znajduje się w art. 4 pkt 7 RODO i wskazuje, że jest to osoba fizyczna, prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Administrator samodzielnie określa cele oraz sposoby wykorzystania danych i przetwarza je dla zdefiniowanych przez siebie potrzeb. Oznacza to, że to właśnie ADO ponosi główną odpowiedzialność za legalność oraz bezpieczeństwo operacji na danych.

Jakie obowiązki ma Administrator Danych Osobowych?

RODO nakłada na Administratora szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.

1. Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych

Zgodnie z art. 32 RODO, ADO musi wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak:

• pseudonimizacja i szyfrowanie danych osobowych,

• zapewnienie ciągłej poufności, integralności i dostępności systemów przetwarzających dane,

• szybkie przywrócenie dostępności danych po incydencie,

• regularne testowanie i ocenianie skuteczności zabezpieczeń.

2. Przetwarzanie danych zgodne z zasadami RODO

Administrator musi zapewnić, że dane osobowe:

• są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście,

• są zbierane w określonych i prawnie uzasadnionych celach,

• są adekwatne, ograniczone do niezbędnego minimum,

• są poprawne i aktualizowane,

• są przechowywane nie dłużej niż to konieczne,

• są chronione przed nieuprawnionym dostępem i utratą.

3. Realizacja praw osób, których dane dotyczą

ADO musi umożliwić realizację praw osób fizycznych, w tym:

• prawa do informacji,

• prawa dostępu do danych,

• prawa do sprostowania,

• prawa do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),

• prawa do ograniczenia przetwarzania,

• prawa do przenoszenia danych,

• prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania.

4. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych

Administrator ma obowiązek zgłosić naruszenie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w ciągu 72 godzin od wykrycia. Zalecane jest także prowadzenie rejestru naruszeń oraz informowanie osób, których dane dotyczą, jeśli zaistnieje taka potrzeba.

5. Prowadzenie rejestrów i ocen

ADO powinien prowadzić:

• rejestr czynności przetwarzania danych,

• rejestr kategorii czynności przetwarzania,

• oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przed rozpoczęciem nowych operacji przetwarzania.

6. Powierzanie danych podmiotom zewnętrznym

W przypadku powierzenia danych osobowych innemu podmiotowi (podmiot przetwarzający), Administrator musi zawrzeć z nim odpowiednią umowę powierzenia, która określa zasady i odpowiedzialności.

7. Powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Jeśli przepisy tego wymagają, ADO jest zobowiązany do wyznaczenia IOD oraz zgłoszenia tego faktu do Prezesa UODO.

Co to znaczy „rozliczalność” w kontekście ADO?

Administrator jest zobowiązany nie tylko do realizowania powyższych obowiązków, ale także do ich należytego udokumentowania i wykazywania, że przestrzega wymagań RODO. To tzw. zasada rozliczalności, która jest fundamentem nowoczesnego podejścia do ochrony danych osobowych.

Czy obowiązki ADO mogą być realizowane przez inne osoby?

Część zadań Administrator może delegować na osoby trzecie lub na Inspektora Ochrony Danych, o ile nie są one wyłączone przepisami prawa. Delegowanie powinno odbywać się z zachowaniem odpowiednich uprawnień i gwarancji prawidłowego wykonania.

Podsumowanie

Administrator Danych Osobowych to podmiot, który stoi na straży prawidłowego i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Jego obowiązki są szerokie i wymagają nie tylko znajomości prawa, ale również odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych.

Spełnienie tych obowiązków zapewnia ochronę praw osób fizycznych i minimalizuje ryzyko nałożenia kar administracyjnych.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843