W dobie cyfryzacji i coraz większego znaczenia ochrony danych osobowych, rola Inspektora Ochrony Danych (IOD) jest coraz istotniejsza. Regulacje dotyczące IOD zostały ujęte w RODO, a jego zadaniem jest dbanie o przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz bycie łącznikiem między organizacją a organem nadzorczym. W artykule przybliżam, kiedy i dlaczego należy powołać IOD, jakie są jego zadania oraz jakie kwalifikacje powinien posiadać.

Inspektor Ochrony Danych (IOD) - kto to?

Inspektor Ochrony Danych, określany skrótem IOD, to osoba wyznaczona w organizacji, której zadaniem jest zapewnienie właściwego poziomu ochrony danych osobowych. Jego rola to przede wszystkim pośrednictwo między organem nadzorczym (w Polsce jest nim Prezes UODO) a administratorem danych lub podmiotem przetwarzającym dane.

Ważne jest, że odpowiedzialność za zgodność z RODO spoczywa na administratorze lub podmiocie przetwarzającym , natomiast IOD pełni funkcję doradczą, kontrolną i uświadamiającą.

Kiedy należy powołać Inspektora Ochrony Danych?

Nie każda organizacja ma obowiązek powołania IOD. Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO, obowiązek ten dotyczy:

1. Organów lub podmiotów publicznych przetwarzających dane (z wyjątkiem sądów w zakresie wymiaru sprawiedliwości). Do organów publicznych zalicza się m.in. jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze czy Narodowy Bank Polski.

2. Organizacji, które w ramach swojej głównej działalności przetwarzają na dużą skalę dane wymagające regularnego monitorowania osób , których dane dotyczą.

3. Organizacji, które w ramach swojej głównej działalności przetwarzają na dużą skalę szczególne kategorie danych osobowych (np. dane dotyczące zdrowia, wyroków skazujących lub naruszeń prawa).

Co oznacza „główna działalność” i „duża skala” przetwarzania?

Główna działalność

To sytuacje, gdy przetwarzanie danych osobowych jest nieodłącznym elementem podstawowych celów biznesowych organizacji. Przykładowo:

• Firma ubezpieczeniowa przetwarzająca dane w celu sprzedaży polis i likwidacji szkód.

• Działania wspierające, takie jak wypłata wynagrodzeń czy usługi IT, zazwyczaj nie są uznawane za główną działalność.

Duża skala przetwarzania

Pojęcie to nie jest precyzyjnie zdefiniowane, ale wskazuje się, że należy brać pod uwagę:

• Liczbę osób, których dane są przetwarzane,

• Procent lub konkretną grupę społeczeństwa,

• Zakres oraz rodzaj danych,

• Czas trwania przetwarzania,

• Zasięg geograficzny działań.

Przykłady dużej skali przetwarzania to m.in.:

• Reklama behawioralna w internecie,

• Przetwarzanie danych pacjentów przez szpitale,

• Dane osób korzystających z transportu publicznego,

• Obsługa klientów banków i ubezpieczycieli,

• Dane klientów usług telefonicznych i internetowych.

Przetwarzanie danych przez pojedynczego lekarza lub prawnika nie jest uznawane za dużą skalę.

Regularne i systematyczne monitorowanie osób

Monitorowanie obejmuje śledzenie i profilowanie osób, zwłaszcza w internecie, i powinno być:

• Regularne – stałe lub okresowe, powtarzające się,

• Systematyczne – zorganizowane, metodyczne i prowadzone według określonej strategii.

Do przykładów takich działań należą:

• Usługi telekomunikacyjne,

• Przekierowywanie e-maili,

• Śledzenie lokalizacji,

• Programy lojalnościowe,

• Reklamy behawioralne,

• Monitorowanie zdrowia przez urządzenia inteligentne,

• Inteligentne liczniki i automatyka domowa.

W pozostałych przypadkach wyznaczenie IOD jest fakultatywne.

Zadania Inspektora Ochrony Danych

Zadania IOD zostały opisane w art. 38 i 39 RODO i obejmują:

• Informowanie i doradzanie administratorowi, podmiotowi przetwarzającemu oraz pracownikom o obowiązkach wynikających z RODO,

• Monitorowanie przestrzegania przepisów RODO i polityk organizacji dotyczących ochrony danych, w tym organizowanie szkoleń i audytów,

• Wspieranie oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania,

• Współpracę z Prezesem UODO oraz kontaktowanie się z nim w sprawach dotyczących przetwarzania danych,

• Bycie punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z ich danymi.

Uwaga: IOD może pełnić także inne zadania, ale nie mogą one powodować konfliktu interesów lub naruszać jego niezależności.

Kwalifikacje Inspektora Ochrony Danych

IOD powinien posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie prawa ochrony danych osobowych oraz praktykę w realizacji zadań związanych z ochroną danych.

Wymagana wiedza musi być adekwatna do charakteru, stopnia skomplikowania i ilości przetwarzanych danych w danej organizacji.

Konsekwencje braku powołania IOD

Brak wyznaczenia IOD w sytuacjach, gdy jest to wymagane przez RODO, może skutkować nałożeniem na administratora lub podmiot przetwarzający kar administracyjnych, w tym wysokich sankcji finansowych (zgodnie z art. 83 ust. 4 RODO).

Wyzwania w pracy Inspektora Ochrony Danych

Największym wyzwaniem IOD jest budowanie i utrzymywanie świadomości ochrony danych osobowych w organizacji. Wymaga to cierpliwości, systematyczności i konsekwencji.

IOD pełni również funkcję łącznika pomiędzy przedsiębiorcą a organem nadzorczym, co wymaga nie tylko wiedzy merytorycznej, ale także kompetencji miękkich, takich jak umiejętność komunikacji i negocjacji.

Podsumowanie

Inspektor Ochrony Danych to kluczowa postać w organizacji dbającej o bezpieczeństwo danych osobowych. Jego właściwe powołanie, kompetencje oraz pełnienie funkcji zgodnie z wymogami RODO pomaga organizacjom unikać sankcji oraz budować zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Autor: Adwokat Adrian Gajzler, adrian.gajzler@adwokat-gajzler.pl, tel. 787 799 843