Gdy stary zarządca nie oddaje dokumentów. Problem, który brzmi coraz głośniej w polskich wspólnotach

Coraz więcej wspólnot mieszkaniowych w Polsce mierzy się z tym samym dylematem: były zarządca nieruchomości odchodzi, lecz… nie oddaje dokumentacji. Księgi finansowe, protokoły zebrań, umowy z dostawcami, a nawet korespondencja z urzędami zostają w jego rękach. Nowy zarządca lub wybrany zarząd wspólnoty zostaje bez narzędzi do działania.

Dokumentacja to serce wspólnoty

Bez pełnych danych nie da się skutecznie prowadzić spraw mieszkańców. To trochę tak, jakby nowy dyrygent miał poprowadzić orkiestrę bez nut – muzycy grają, ale zamiast harmonii powstaje chaos. Brak dostępu do historii finansowej oznacza m.in. niemożność rozliczenia kosztów, weryfikacji opłat czy kontynuacji ważnych postępowań administracyjnych.

Prawo mówi jasno

Ustawa o własności lokali nakłada obowiązek przekazania dokumentacji wspólnocie. Nie jest to gest dobrej woli, lecz prawny nakaz. Mimo to zdarzają się sytuacje, gdy były zarządca zwleka, stawia warunki lub wręcz odmawia wydania dokumentów. Najczęściej powody są dwa: konflikt na tle finansowym lub próba ukrycia nieprawidłowości.

Droga do odzyskania kontroli

Eksperci wskazują trzy etapy walki o dokumentację:

  1. Wezwanie do wydania – oficjalne pismo, najlepiej wysłane listem poleconym, w którym wspólnota wyznacza termin przekazania akt.

  2. Pomoc prawnika – jeśli to nie działa, kolejny krok to wystąpienie z pozwem o wydanie dokumentów.

  3. Zawiadomienie organów ścigania – w skrajnych przypadkach możliwe jest zawiadomienie prokuratury, ponieważ zatrzymywanie dokumentacji może być uznane za działanie na szkodę wspólnoty.

Głos mieszkańców coraz donośniejszy

W miastach i mniejszych miejscowościach rośnie świadomość prawna właścicieli lokali. Coraz częściej nie godzą się na „ciche układy” i walczą o przejrzystość. – Nie chodzi tylko o papiery. Chodzi o nasze pieniądze i nasze bezpieczeństwo – podkreślają przedstawiciele wspólnot.

Potrzeba systemowych rozwiązań

Specjaliści apelują o wprowadzenie elektronicznych rejestrów dokumentacji wspólnot, które mogłyby być przechowywane w chmurze i do których dostęp miałby każdy właściciel lokalu. Wtedy problem „zatrzymanych papierów” straciłby rację bytu.

Autor: Radca prawny Daniel Łupiński

Ekspert ds. obsługi prawnej wspólnot mieszkaniowych

tel. 514 764 875