Te narzędzia pomogą Ci zorganizować pracę w kancelarii (jeszcze lepiej)

Jeżeli chcesz jeszcze lepiej zorganizować pracę w kancelarii, przyjrzyj się tym narzędziom. Będą pomocne dla prawników, którzy:

> pracują w trybie projektowym i zastanawiają się jak rozpisać zadania i harmonogram, który chcą realizować – jeśli dotyczy Ciebie ten punkt, sięgnij do akapitu pierwszego;

> wydaje im się, że czas ucieka im przez palce, dlatego chcą sprawdzić produktywność zespołu – jeśli dotyczy Ciebie ten punkt, sięgnij do akapitu drugiego;

> nie mają sekretariatu, dlatego zależy im na zmniejszeniu ilości nieodebranych telefonów od klientów – jeśli dotyczy Ciebie ten punkt, sięgnij do akapitu trzeciego;

> nie mają czasu pilnować niezapłaconych faktur i nie chcą wysyłać kolejnych przypomnień do klientów z prośbą o uregulowanie opłat za usługi – jeśli dotyczy Ciebie ten punkt, sięgnij do akapitu czwartego.

 

Pracuję w trybie projektowym i zastanawiają się jak rozpisać zadania i harmonogram, który chcę realizować

Warte uwagi są te aplikacje.

ClickUp – narzędzie, które pozwala Ci gromadzić wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu. Nie, to nie jest zwykły folder. Albo Excel 😉 To jakby hybryda kalendarza, notatnika, galerii, dokumentów i wielu innych narzędzi, które są przydatne przy zarządzaniu projektem.

Co zawiera?

Możesz tworzyć listy zadań, przypisywać taski członkom zespołu i nadawać im priorytet (z deadlinem), tworzyć dokumenty (np. handbooki dotyczące zadania dla członków zespołu projektowego), kontrolować progres poszczególnych zadań, komunikować się z członkami grupy projektowej, prowadzić kalendarz, ustawiać przypomnienia, śledzić postępy, gromadzić screenshoty i nagrania głosowe, integrować z innymi aplikacjami i wiele innych.

Ile to kosztuje?

Wersja podstawowa do 100 mb pamięci jest darmowa. Wersja unlimited kosztuje niecałe 35 zł/mc.

 

Freedcamp – krótko mówiąc, to narzędzie bardzo podobne do ClickUpa: dzięki Freedcampowi również możesz zarządzać projektem, ale twórcy aplikacji postawili na inne funkcjonalności.

Co zawiera?

Oczywiście możesz tworzyć listy zadań (i podzadań!) oraz nadawać im tryb publiczny lub prywatny, przerzucać zakończone zadania do kolumny zadań wykonanych, tworzyć wykresy Gantta (kto zarządza projektami, ten wie jakie to pomocne). Do dyspozycji masz także kalendarz, narzędzie do tworzenia dokumentów, komunikator dla zespołu, możesz śledzić postępy, tworzyć listy problemów i tak dalej.

Ile to kosztuje?

Podstawowa wersja jest darmowa, jeśli chcesz więcej funkcjonalności musisz zapłacić od 2,5 dolara i więcej (business niecałe 9 dolarów, enterprise wyceniana jest indywidualnie).

 

Czas ucieka im przez palce, dlatego chcę sprawdzić produktywność moją i całego zespołu

Narzędzie do śledzenia czasu pracy

Timeneye – skuteczny sposób na śledzenie czasu pracy przy pomocy automatycznego timera lub ręcznych wpisów. Możesz śledzić czas dla dowolnego projektu, nad którym pracujesz oraz sprawdzić ile godzin Twój zespół spędza nad poszczególnymi zadaniami. Koszt : 7 dolarów użytkownik/mc. Możesz go zintegrować z innymi narzędziami, w tym z wymienionym już ClickUp’em.

 

Zwiększenie produktywności

Narzędzia do śledzenia czasu pracy, oprócz wskazania jak długo wykonujemy konkretne zadanie, pokazuje nam również gdzie czas ucieka czyli gdzie spędzamy czas nieproduktywnie. Wszystkie „rozpraszacze” możesz zablokować dzięki aplikacji Freedom . Freedom pozwala skoncentrować się na tym, co najważniejsze, poprawia koncentrację i przywraca kontrolę nad czasem. W ten sposób zwiększysz produktywność swoją i całego zespołu. Koszt : niecałe 7 dolarów/mc.

 

Zależy im na zmniejszeniu ilości nieodebranych telefonów od klientów

Jeżeli nie posiadasz sekretariatu, nieodebrane telefony od klientów muszą być przytłaczające. Jeżeli możemy Ci coś poradzić: dodaj na stronie kancelarii (głównej – w widocznym miejscu najlepiej na górze strony) oraz w zakładce kontakt przycisk „ZAMÓW WIZYTĘ”, który przekieruje klienta do panelu zamawiania wizyt w Specprawniku.

Klient poda swój numer telefonu, adres email oraz zaznaczy kategorię sprawy, a ty otrzymasz informację o zamówieniu wizyty SMSem i mailem. Jeśli nie chcesz/nie możesz przyjąć klienta, wystarczy odrzucić wizytę, natomiast jeśli jesteś zainteresowany współpracą, przyjmij klienta a Specprawnik wyśle Ci dane do kontaktu. W ten sposób:

> zmniejszysz ilość nieodebranych telefonów od klientów,

> nie musisz rozmawiać (i tracić czasu) z klientami, z którymi nie chcesz/nie możesz podjąć współpracy,

> klienci nie frustrują się, że nie odbierasz od nich telefonu,

> i najważniejsze: NIE TRACISZ KLIENTÓW.

Ile to kosztuje? Usługa dostępna w ramach miesięcznego abonamentu wraz z wszystkimi udogodnieniami konta PREMIUM.

 

Chcę usprawnić cash flow w kancelarii

Ten artykuł dotyczy poprawy organizacji czasu pracy, dlatego nie może zabraknąć akapitu o usprawnieniu cash flow w kancelarii. Wielu prawników zmaga się z niezapłaconymi fakturami albo przypomnieniami (które często wysyłają do stałych klientów) o nieopłaconych usługach. Jeśli już używasz narzędzia do śledzenia czasu prac, wiesz ile godzin poświęcasz na czynności, z których nie masz ani złotówki. A przecież przepływ płatności można w prosty sposób usprawnić. Wykorzystaj w tym celu System do sprzedaży usług .

Na czym to polega?

Stwórz dowolną usługę dla klienta, opisz ją i zaznacz co obejmuje cena, oraz czego nie obejmuje. Wyślij wiadomość do klienta z linkiem do natychmiastowej zapłaty oraz informacją, że przystąpisz do realizacji usługi niezwłocznie po jej opłaceniu.

Ten sam link możesz wysłać do wielu klientów. Klienci mogą również sami zamawiać usługi z udostępnionych przez kancelarię usług w systemie (na platformie Specprawnik i Twojej stronie www).

Ile to kosztuje? Usługa dostępna w ramach miesięcznego abonamentu wraz z wszystkimi udogodnieniami konta PREMIUM (Specprawnik nie pobiera żadnej prowizji od opłaconych przez klienta usług – pieniądze w całości trafiają na konto kancelarii).

 

P.S. Jeśli chcesz poznać narzędzia przydatne do prowadzenia wirtualnej kancelarii, przeczytaj ten artykuł > https://www.specprawnik.pl/marketing-dla-prawnika/prowadzenie-wirtualnej-kancelarii-prawniku-sprawdz/