Prowadzenie wirtualnej kancelarii. Prawniku, sprawdź te narzędzia!

Prowadzenie wirtualnej kancelarii. Prawniku, sprawdź te narzędzia!

Jak zorganizować wirtualną kancelarię? Aby działać zdalnie, potrzebujesz tylko… komputer podłączony do Internetu i telefon😊 A potem zdecyduj, które narzędzia okażą się pomocne. Przygotowaliśmy całą listę programów, dzięki którym możesz komunikować się z zespołem i klientami, sprzedawać usługi i pobierać płatności online, wysłać listy polecone, podpisywać umowy online, chronić dane i dokumenty i wiele, wiele innych.

WAŻNE: praca prawnika zobowiązuje do zachowania tajemnicy zawodowej. Wymieniając dokumenty przez komunikatory i e-maila narażasz klienta na wyciek danych i poufnych informacji. Wymieniaj tylko i wyłącznie zaszyfrowane pliki i foldery . Tak zabezpieczone będą bezużyteczne dla intruzów. Oceń także, na ile korzystanie z poniższych narzędzi zapewnia bezpieczeństwo Twoim klientom i ich sprawom (najlepiej zapoznać się z polityką prywatności lub regulaminem).

 

Praca z zespołem/komunikacja z klientami

Zoom.us

Rozbudowane narzędzie do komunikacji online z zespołem, kontrahentami i klientami. Umożliwia organizację wieloosobowych spotkań online, webinarów, a także szybkich połączeń 1:1. Ważne: jeśli planujesz konwersację o charakterze poufnym, włącz szyfrowanie end-to-end dla czatu w Zoom.

Ile to kosztuje?

Podstawowy pakiet jest za darmo i daje naprawdę dużo możliwości, szczególnie dla jednoosobowych kancelarii. Większe podmioty mogą wypróbować pozostałe pakiety, wersja PRO kosztuje niecałe 15$ miesięcznie.

 

Whereby

Dla tych, którzy nie chcą pobierać żadnych aplikacji jest Whereby – pogram, który umożliwia przeprowadzenie spotkania online w przeglądarce.

Ile to kosztuje?

Dla użytku osobistego aplikacja jest darmowa. Licencja dla firm zaczyna się od 9,99$ za miesiąc.

 

Slack

Idealny komunikator dla większych zespołów. Pozwala tworzyć osobne kanały dedykowane poszczególnym projektom. Oprócz konwersowania umożliwia także przesyłanie plików, a także tworzenie wideokonferencji. Możesz korzystać zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji.

Ile to kosztuje?

Małe zespoły zadowolą się wersją bezpłatną. Wersje pro zaczynają się od 6,67$ za miesiąc.

 

Skype

Skype to wciąż jeden z najpopularniejszych komunikatorów audio wideo. Co go wyróżnia? Oprócz możliwości kontaktu przy pomocy aplikacji, Skype pozwala na rozmowy aplikacja – telefon (nawet stacjonarny), jest zatem dobrą opcją na niedrogą konwersację międzynarodową. Ważne: Skype posiada funkcję prywatnych konwersacji, które korzystają z protokołu Signal aby zapewnić szyfrowane rozmowy end-to-end. Korzystaj, jeśli rozmowa którą chcesz przeprowadzić ma charakter poufny.

Ile to kosztuje?

Podstawowe funkcje są bezpłatne, ale opcje o których piszemy są usługami płatnymi i zależą od regionu, w którym się znajdujemy.

 

Jamm.app

Szczególnie fajna aplikacja dla zespołów międzynarodowych, ponieważ można nagrywać wiadomości wideo (Jamm uwzględnia też różnice czasu między lokalizacjami). Poza tym aplikacja pozwala na spontaniczne rozmowy miedzy spotkaniami – wychwytuje odpowiedni moment na krótkie wymiany myśli.

Ile to kosztuje?

Obecnie – z racji pandemii – możesz korzystać przez 4 miesiące za darmo.

 

Sprzedaż usług w sieci i pobierania płatności online

Specprawnik

Marketplace dla prawników pozwalający na sprzedaż usług prawnych i pobieranie płatności online. Intuicyjne narzędzie sprzedażowe automatycznie pobierze od klienta opłatę za usługę i powiadomi prawnika SMSem o zamówieniu. Możesz dobierać z setek gotowych usług lub dodać własne.

Ile to kosztuje?

Usługa w ramach pakietu Premium. Koszt całego pakietu 149 zł.

 

Automatyczne zamawianie wizyt online/zamawianie płatnej rozmowy telefonicznej

Specprawnik

Funkcja wirtualnej kancelarii pozwala na zamówienie wizyty online lub zamówienie rozmowy telefonicznej u prawnika przez stronę Specprawnik.pl. Minimalizuje możliwość utraty klienta jeśli prawnik nie odbierze telefonu lub nie odpisze na maila. System automatycznie wysyła numer klienta z prośbą o kontakt.

Ile to kosztuje?

Usługa w ramach pakietu Premium. Koszt całego pakietu 149 zł.

 

Bezpieczne przesyłanie dokumentów i ochrona danych na komputerze/w chmurze

Specfile

Prosta aplikacja szyfrująca typu one click dla osób nietechnicznych. Pozwala nie tylko zabezpieczyć dokumenty w dowolnym miejscu (komputer, chmura, dysk, zewnętrzny), ale także wskazać osoby upoważnione do ich otwarcia. Prosta wysyłka dokumentów przez aplikację plus automatyczne kopie zapasowe. Dobre i polskie.

Ile to kosztuje?

11,90 zł za miesiąc (dla jednego użytkownika).

 

Wysyłanie listów poleconych

Specfile

Specfile nie tylko zabezpiecza dokumenty. Mechanizm szyfrujący został wykorzystany w taki sposób, aby użytkownik w prosty sposób mógł nadać list polecony z potwierdzeniem odbioru. Pierwsza taka usługa w Polsce, która pozwala wymieniać ważne dokumenty bez wychodzenia z domu.

Ile to kosztuje?

Obecnie – z racji pandemii – możesz korzystać z usługi za darmo.

 

Podpisywanie umów

Umownik

Kompleksowe narzędzie do zawierania umów online w formie dokumentowej. Nie ma konieczności składania tradycyjnego podpisu lub podpisu elektronicznego.

Ile to kosztuje?

Całkowity koszt stworzenia umowy wynosi 14,99 zł.

 

Autenti

Proste narzędzie do podpisywania dokumentów online.

Ile to kosztuje?

Obecnie – z racji pandemii – w ramach konta FREE można wysłać bezpłatnie 10 dokumentów miesięcznie.

 

Zarządzanie projektem – współpraca w zespole lub między kancelariami

Asana

Skoncentrowana na celach, projektach i codziennych zadaniach platformą do zarządzania pracą w zespole. Pozwala zaplanować pracę, ustalić priorytety, terminy, przydzielić zadania i jeszcze mieć nad tym wszystkim kontrolę.

Ile to kosztuje?

Darmowa wersja umożliwia korzystanie z większości funkcji wystarczających dla małych zespołów. Wersja pro zaczyna się od 10,99€.

 

Trello

Podobne do Asany narzędzie umożliwiające pracę z zespołem w modelu agile. Dzięki tablicom, listom i kartom Trello umożliwia organizację i szeregowanie projektów w praktyczny sposób. Ciekawą funkcją jest automatyzacja przepływu pracy Butler.

Ile to kosztuje?

Podstawowa wersja Trello jest darmowa. Dla biznesu to wydatek od 9,99$ w górę.

 

Organizacja kalendarza

Doodle

Inteligentny planer, który pomaga zapanować nad kalendarzem. Integruje się z Twoją skrzynką email abyś mógł planować optymalnie, z pożytkiem dla Twojego biznesu.

Ile to kosztuje?

Przez 14 dni za darmo, potem od 3,50$ za miesiąc.

 

Dokumenty w chmurze

Dropbox

Dropbox to nadal jedno z najlepszych narzędzi do przechowywania i współdzielenia dokumentów. Możesz bezpośrednio tworzyć, a następnie edytować rezultaty swojej pracy, ustalać priorytety, planować spotkania (integracja z kalendarzem), wyróżniać foldery najczęściej używane i wiele innych.

Ile to kosztuje?

Do własnego użytku bezpłatnie 2 GB miejsca. Dropbox Business kosztuje od 12€ w górę.

 

Google Drive

Przechowujesz i współdzielisz dokumenty – a co najważniejsze – w Google Drive może je po prostu tworzyć wspólnie. Szczególnie pomocą chmura dla tych, którzy maja pocztę w Gmailu.

Ile to kosztuje?

Dla klientów indywidualnych do 15 GB miejsca na dane jest bezpłatne. Dla firm – płacisz za miejsce na dysku, w zależności od tego ile tego miejsca potrzebujesz.

 

OneDrive

Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i możliwość pracy w offline oznacza dostęp do Twoich plików nawet wówczas, gdy pojawia się problem z Internetem. Pliki i foldery możesz również udostępniać wysyłając link SMSem.

Ile to kosztuje?

Do 5 GB przestrzeni za darmo na użytek osobisty. Dla firm od 4,20€ za miesiąc.

 

Porządkowanie skrzynki email

SaneBox

Może zabrzmi to nieprawdopodobnie, ale Sanebox to narzędzie, które nie tylko pomoże Ci wyczyścić i uporządkować skrzynkę email, ale jeszcze w tym porządku ją utrzymać.

Ile to kosztuje?

14-dniowy okres próbny za darmo, potem od 7$ za miesiąc.