Rola faktury VAT i wezwania do zapłaty przy dochodzeniu wierzytelności na drodze sądowej

Warto już na etapie pozyskiwania klienta pomyśleć o tym, jak zabezpieczyć się w razie ewentualnych trudności przy otrzymaniu zapłaty. Prawo w dużym stopniu uzbraja wierzyciela w konkretne środki do walki z nieuczciwym dłużnikiem.
 
1. Po pierwsze - umowa na piśmie.
 
Umowa ustna, jednorazowe ustne przyjęcie na siebie zobowiązania do wykonania jakiegoś zlecenia, brak ustalenia terminu zapłaty, to jest to co dłużnicy lubią najbardziej.
 
Nigdy nie idź na łatwiznę, warto za każdym razem spisać w formie umowy podstawowe ustalenia i obowiązki stron do wykonania zobowiązania. Jeżeli nie umowa, to pamiętaj o sporządzeniu maila do Twojego kontrahenta, w którym podsumujesz wspólne ustalenia i poprosisz raz jeszcze o akceptację.
 
W umowie należy zamieści podstawowe informacje o treści dokonywanej czynności prawnej, zwanych "essentialia negotii" umowy.
 
Umowa powinna określać przede wszystkim główne zobowiązania stron. Zbyt ogólnikowe opisanie lub ich pominięcie, może rodzić poważne skutki prawne w przyszłości. To co najważniejsze, pominięcie tych składników może znacznie utrudnić dochodzenie roszczeń na drodze sądowej. Dla bezpieczeństwa zalecamy, aby w umowie ten zapis został ujęty jak najbardziej szczegółowo.
 
I tak w przypadku sprzedaży: dokładne opisanie przedmiotu sprzedaży, rodzaju produktów, ilości. W przypadku umowy najmu dokładne określenie przedmiotu najmu, jego stanu, warunków technicznych, wizualnych, czasu trwania umowy itp.
 
Pamiętaj o postanowieniach dodatkowych  takich jak: termin wykonania zobowiązania, obowiązki i uprawnienia stron w razie zaistnienia wady, kwestia gwarancji i rękojmi, prawo do odstąpienia od umowy, zasady uiszczenia zaliczki/zadatku. Nie zapomnij o określeniu przesłanek upoważniających strony do wcześniejszego wypowiedzenia umowy.
 
2.  Nie sporządziłem umowy, ale posiadam fakturę VAT jako dowód wykonania zobowiązania.
 
Często zdarza się tak, że do zawarcia umowy w formie pisemnej nigdy pomiędzy stronami nie dochodzi. Co wówczas? Wtedy podstawowym dowodem na istnienie zobowiązania może być wystawiona przez wierzyciela faktura VAT, czy rachunek. 
 
Sama faktura VAT stanowi źródło informacji o stronach zobowiązania, przedmiocie zobowiązania, terminie zapłaty.
 
PAMIĘTAJ!
Faktura jako dokument księgowy stanowi jedynie pomocnicze źródło dowodowe w razie konieczności dochodzenia roszczeń na drodze sądowej i w toku tego postępowania jej istnienie oraz treść może być skutecznie przez dłużnika kwestionowane. 
 
Bardzo istotnym w przypadku faktury VAT jest jej prawidłowe doręczenie dłużnikowi. Jeżeli do doręczenia faktury dochodzi w obecności dłużnika, pamiętajmy aby dłużnik pokwitował odbiór faktury tj. podpisał fakturę we wskazanym miejscu. O tym dlaczego złożenie podpisu przez dłużnika jest bardzo ważne dowiecie się w kolejnym artykule!
 
UWAGA!
Decydując się na wezwanie dłużnika do zapłaty, sprawdź dane dłużnika z rejestru przedsiębiorców:
  • jeżeli twój dłużnik jest spółką prawa handlowego - dane znajdziesz tutaj w Krajowym Rejestrze Sądowym,
  • w sytuacji gdy dłużnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, informacje o jego działalności znajdziesz w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, potocznie nazywanej CEIDG dostępnej tutaj.
 
3. Wzywaj dłużnika do zapłaty!
 
Wbrew najczęściej słyszanych opinii przedsiębiorców, istotną rolę przy dochodzeniu wierzytelności odgrywa przedsądowe wezwanie do zapłaty. 
Wezwanie do zapłaty nie jest tylko zwykłym straszakiem na nieuczciwego kontrahenta. 
 
Wezwanie do zapłaty powinno określać prawidłowo strony zobowiązania, przedmiot zobowiązania, a w razie gdy nie określono wcześniej terminu płatności zobowiązania - obowiązkowo termin spełnienia świadczenia. Oprócz tych składników warto już w wezwaniu do zapłaty wskazać numer rachunku bankowego, na jaki ma być zapłacona dłużna kwota.
 
Wezwanie do zapłaty, dlaczego jest takie ważne?
 
Wskazanie w wezwaniu terminu płatności zobowiązania ma kolosalne znaczenie w przypadku dochodzenia odsetek za zwłokę w razie jego niespełnienia oraz prawidłowego ustalenia rozpoczęcia biegu terminu ich naliczania - o ile nie wynika on oczywiście z umowy lub faktury VAT, doręczonej prawidłowo dłużnikowi.
 
UWAGA!
Jeżeli na fakturze VAT nie określimy terminu zapłaty i na wezwaniu do zapłaty również nie zamieścimy zapisu dotyczącego terminu spełnienia świadczenia przez dłużnika, to wówczas przy wnoszeniu pozwu do Sądu jedyne odsetki jakie mogą należeć się wierzycielowi, to odsetki za zwłokę liczone od dnia wytoczenia powództwa, do dnia zapłaty.
 
Wezwanie do zapłaty to doskonały okazja aby sprawdzić naszego dłużnika. To właśnie po wysłaniu wezwania do zapłaty możemy poznać po raz pierwszy stanowisko dłużnika i ewentualne zarzuty co do zasadności naszego roszczenia. Te cenne informacje będą przydatne przy ewentualnym skierowaniu sprawy do sądu i podniesienia w pozwie odpowiedniej argumentacji oraz sformułowania właściwych wniosków dowodowych, co znacznie zmniejszy szanse ewentualnego przegrania przez nas procesu sądowego
 
Wezwanie do zapłaty to również szansa na uzyskanie od dłużnika oświadczenia o uznaniu długu czy to w części, czy w całości. Kwestia doniosłości uznania długu oraz złożenia podpisu przez dłużnika na fakturze VAT będzie przedmiotem kolejnych wpisów na blogu!  
 
4. Brak wezwania do zapłaty - negatywne konsekwencje procesowe.
 
Poruszając temat wezwania dłużnika do zapłaty nie można zapomnieć o ogólnej zasadzie, jaka wypływa z kodeksu cywilnego. Zasada ta odnosi się do sytuacji, gdy termin zapłaty nie wynika z treści zobowiązania, z umowy, czy faktury VAT. 
 
art. 455 kc
Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.
 
Wytaczając powództwo o zapłatę, w sytuacji gdy nie wezwaliśmy dłużnika do zapłaty narażamy się na to, że nawet w razie wygrania procesu, to my jako powód zobowiązani będziemy do zapłaty kosztów procesu na rzecz przegrywającego sprawę dłużnika.
 
Sytuacja ta wynika z art. 101 kpc , który mówi, że: "Zwrot kosztów należy się pozwanemu pomimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu."
 
UWAGA!
Możliwość żądania zwrotu kosztów przez przegrywającego dłużnika uzależniona jest wtedy od spełnienia co najmniej dwóch przesłanek:
  • uznanie powództwa przy pierwszej czynności procesowej
Najczęściej pierwszą czynnością procesową dłużnika jest wniesienie odpowiedzi na pozew lub sprzeciwu czy zarzutów od wydanego przez Sąd nakazu zapłaty. Uznanie powództwa to nic innego jak uznanie długu, potwierdzenie istnienia roszczenia w całości zarówno co do zasady jak i co do jego wysokości.
  • uznanie powództwa pod warunkiem braku powodu do wytoczenia powództwa
Ta przesłanka odnosi się wprost do kwestii braku przesłania do dłużnika wezwania do zapłaty przed skierowaniem sprawy do sądu. W tej sytuacji dłużnik może pokusić się, a korzystając z pomocy fachowego pełnomocnika procesowego z pewnością wykorzysta fakt braku wezwania do zapłaty. O braku wezwania dłużnika do zapłaty mówimy również wtedy, gdy wezwanie nie zostało skutecznie doręczone dłużnikowi.
 
5. Faktura VAT i wezwanie do zapłaty mają wpływ na ustalenie właściwości miejscowej sądu.
 
W przypadku gdy decydujemy się na wystąpienie z pozwem na drogę procesu sądowego, stajemy przez problemem określenia, który Sąd jest właściwy do rozpoznania naszej sprawy?
 
Reguła ogólna wynika z art. 27 § 1 kpc "Powództwo wytacza się przed sąd pierwszej instancji, w którego okręgu pozwany ma miejsce zamieszkania."
 
Natomiast art. 33 kpc odnosi się wprost do przedsiębiorców jako stron procesu: "Powództwo o roszczenie majątkowe przeciwko przedsiębiorcy można wytoczyć przed sąd, w którego okręgu znajduje się zakład główny lub oddział, jeżeli roszczenie pozostaje w związku z działalnością tego zakładu lub oddziału."
 
A co w sytuacji, gdy miejsce zamieszkania dłużnika lub jego siedziba jest w znacznej odległości od siedziby wierzyciela?
 
Tutaj z pomocą przychodzi tzw. właściwość przemienna sądu. W tym celu można skorzystać wprost z umowy (wskazanie miejsca spełnienia świadczenia, wprowadzenie do umowy tzw. klauzuli prorogacyjnej, określającej właściwość Sądu w razie zaistnienia sporu) faktury VAT oraz przedsądowego wezwania do zapłaty, gdzie wskazujemy na jaki rachunek ma być spełnione świadczenie na rzecz wierzyciela.
 
UWAGA!
  • Zgodnie z art. 34 kpc "Powództwo o zawarcie umowy, ustalenie jej treści, o zmianę umowy oraz o ustalenie istnienia umowy, o jej wykonanie, rozwiązanie lub unieważnienie, a także o odszkodowanie z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy można wytoczyć przed sąd miejsca jej wykonania. W razie wątpliwości miejsce wykonania umowy powinno być stwierdzone dokumentem."
  • Zgodnie art. 454 kc:
§  1. Jeżeli miejsce spełnienia świadczenia nie jest oznaczone ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione w miejscu, gdzie w chwili powstania zobowiązania dłużnik miał zamieszkanie lub siedzibę. Jednakże świadczenie pieniężne powinno być spełnione w miejscu zamieszkania lub w siedzibie wierzyciela w chwili spełnienia świadczenia ; jeżeli wierzyciel zmienił miejsce zamieszkania lub siedzibę po powstaniu zobowiązania, ponosi spowodowaną przez tę zmianę nadwyżkę kosztów przesłania.
§  2. Jeżeli zobowiązanie ma związek z przedsiębiorstwem dłużnika lub wierzyciela, o miejscu spełnienia świadczenia rozstrzyga siedziba przedsiębiorstwa.
 
Tym dokumentem o jakim mowa w cytowanym przepisie jest umowa lub właśnie faktura VAT, czy wezwanie do zapłaty, gdzie określamy miejsce i sposób spełnienia świadczenia. W orzecznictwie uznaje się również, że dopuszczalne jest ustalenie właściwości miejscowej sądu na podstawie siedziby Banku, prowadzącego rachunek bankowy wierzyciela.
 
Jednak dla skutecznego określenia właściwości miejscowej sądu w ten sposób wymagana jest zgoda wierzyciela, wyrażona w umowie (poprzez określenie i wpisanie numeru rachunku do spełnienia świadczenia) lub w sposób dorozumiany, tj. gdy dłużnik np. dokonuje częściowego uregulowania zobowiązania na rachunek wynikający z faktury VAT lub wezwania do zapłaty.